Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam sebuah Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Penjelasan Lengkap Seputar Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Artikel kali ini akan membahas seputar topik “sistem informasi manajemen sekolah” yaitu sebuah sistem yang dirancang untuk memudahkan semua pihak untuk berinteraksi, seperti misal sekolah dan siswanya.

Saat ini mungkin sistem seperti ini masih didominasi oleh perguruan-perguruan tinggi, namun kedepannya sistem manajemen sekolah mungkin akan banyak yang mengadaptasi, terutama di sekolah-sekolah menengah, mengingat fungsi dan manfaatnya yang sangat penting untuk kebutuhan sekolah.

Untuk mengetahui lebih lanjut seputar sistem manajemen sekolah dan beragam keunggulannya, mari kita simak penjelasan berikut ini.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Pixabay

Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu bentuk aplikasi sistem secara terpadu yang mampu menyajikan informasi untuk mendukung kegiatan manajemen, oprasional hingga fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

Kita bisa menggambarkan sistem informasi manajemen itu seperti sebuah bangunan piramida, yang mana lapisan dasarnya itu terdiri dari informasi-informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.

Sedang pada lapisan berikutnya, terdiri dari beberapa sumber informasi untuk mendukung operasi manajemen sehari-hari.

Kemudian lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi berikut fungsinya untuk membantu perencanaan taktis, serta pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen.

Terakhir pada lapisan puncaknya, terdiri dari sumber daya informasi yang mendukung perencanaan serta perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen.

Tujuan Sistem Informasi Sekolah

Sistem informasi sekolah dibentuk berdasarkan pada beberapa tujuan, dimana diantaranya yaitu:

  • Ditunjukkan untuk pihak sekolah.
  • Untuk memperudah proses pengelolaan data akademik ataupun non akademik.
  • Mengolah serta menyajikan suatu laporan terkait perkembangan siswa dalam proses pengajaran.
  • Menyajikan suatu laporan terkait perkembangan pengajar dalam kegiatan pembelajaran sekolah.
  • Bisa dijadikan panduan untuk membuat peraturan dilingkungan sekolah.
  • Menjadi sarana perantara komunikasi antara masyarakat dengan orang tua siswa tanpa mengalami batasan baik waktu maupun tempat.
  • dapat menjadi media promosi untuk memperkenalkan sekolah.
  • Dapat menjadi sarana dalam memperluasan informasi atau pengetahuan.
  • Dapat memudahkan orang tua untuk memonitor perkembangan anak selama belajar di sekolah.
  • Dapat menjadi media untuk para siswa dalam memantau perkembangannya baik dari sisi akademik ataupun non akademik.
  • Menjadi sarana ata media untuk seluruh siswa dalam memperoleh informasi seputar mata pelajaran yang disajikan di sekolah, dan juga dapat meningkatkan prestasi siswa melalui database bahan pelajaran dan soal-soal latihan.
  • Dapat membantu siswa dalam persiapan diri sebelum lanjut ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi, merencanakan karir, serta mengembangkan kemampuan sosial berdasarkan dasar informasi dan pengetahuan akan dirinya sendiri, sekolah, linkungan kerja, dan juga masyarakat.

Artikel terkait

(Contoh Tata Tertib Sekolah)

(Tugas-Tugas Pokok Seorang Kepala Sekolah)

Manfaat Sistem Informasi Sekolah

Fungsi dan manfaat sistem informasi sekolah
Pixabay

Beberapa manfaat sistem informasi antara lain:

  1. Dapat meningkatkan aksesibilitas data yang sudah disediakan secara efisien dan akurat bagi para pengguna, tanpa harus ada perantara sistem informasi.
  2. Membantu dalam mengembangkan proses perencanaan serta kegiatan manajemen yang efektif.
  3. Efisiensi kebutuhan sekolah.
  4. Keamanan data dan sekuritas menjadi lebih terjamin dengan disitemkannya kegiatan arsiping.
  5. Memperbaiki kinerja serta produktifitas di setiap level hirarki manajemen sekolah dengan menggunakan sistem informasi untuk mengolah berbagai transaksi, mengurangi biaya serta menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
  6. Dapat mendukung pengambilan keputusan managerial.
  7. Mendukung tercapainya keunggulan strategis.

Di luar sana, terdapat banyak sekali macam serta jenis sistem informasi yang beredar, namun yang paling populer dipakai adalah sistem informasi manajemen sekolah yang berbasis web.

Kenapa demikian? karena memang penggunaannya terasa lebih mudah serta tidak memerlukan komputer dengan spesifikasi tinggi.

Bagi yang kuliah, pasti banyak yang mengenal Sistem informasi akademik, nah sistem ini pada dasarnya sama, hanya pada level kebutuhannya saja yang berbeda.

Sebenarnya, aplikasi seperti Sistem informasi sekolah dapat membantu kita dalam meningkatkan mutu kualitas pelayanan di sekolah, selain itu juga dapat membantu para pengambil keputusan dengan cermat, menetapkan kebijakan strategi yang akan dipakai untuk mencapai tujuan dari sekolah.

Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah
toriqa.com

Syarat-syarat untuk mencapai keberhasilan dalam suatu sistem informasi manajemen suatu sekolah itu dipengaruhi oleh beberapa faktor, yang mana diantaranya:

  • Ketersediaan / availability

Ini penting, informasi yang disiapkan untuk membuat sistem informasi harus sudah disiapkan u ntuk pihak-pihak dalam sekolah, hal ini adalah sesuatu hal yang mendasar dalam merancang suatu sistem informasi.

  • Mudah Untuk Dipahami / comprehensibility

Di dalam sistem tersebut, informasi yang tersedia haruslah mudah untuk dimengerti oleh pihak pembuat keputusan sistem.

Informasi yang termasuk di dalamnya yaitu informasi yang terkait jadwal rutin tugas-tugas dari sistem informasi serta juga keputusan yang tepat.

  • Kesesuaian / relevant

Informasi yang terdapat dalam sistem harus berupa informasi yang sesuai dengan apa yang memang dibutuhkan oleh suatu organisasi.

Informasi-informasi ini bisa berkaitan dengan problem yang sedang dihadapi (misi) ataupun tujuan dari organisasi tersebut.

  • Kelengkapan / completeness

Informasi yang lengkap itu tidak berarti bahwa istem tersebut punya banyak informasi.

Informasi lengkap adalah informasi yang menyediakan data yang diperlukan dengan cukup untuk memenuhi standar yang berlaku dalam organisasi yang menggunakan jasanya.

Hal ini perannya sangat penting dalam menghasilkan suatu sistem informasi yang fungsional untuk para penggunanya.

  • Ketepatan waktu / timing

Tidak hanya keengkapan data yang diperlukan, namun penyediaan informasi yang tepat adalah hal yang penting juga untuk merancang suatu sistem informasi.

Syarat-syarat sebelum harus dipenuhi sebelum hasilnya dianalisis untuk membuat sistem akhir.

  • Terorganisir / coordinated

Pembuatan sistem informasi sekolah yang bagus harusnya dibuat secara terstruktur, sehingga membuat sistem bekerja dengan baik.

Letak sistem informasi manajemen dilakukan secara terpusat, mengapa? karena hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi bisa digunakan oleh bagian-bagian sistem yang sesuai.

  • Meningkatkan produktivitas

Ini adalah salah satu tujuan utamanya, sistem informasi manajemen harus mampu meningkatkan produktivitas organisasi yang bersangkutan.

Contohnya, sistem informasi manajemen sekolah menyajikan suatu layanan untuk menghasilkan record mengenai data siswa sekolah tersebut.

Nah, hal demikian tentunya akan mempermudah pihak administrasi dalam mengelola data serta mengurangi tingkat kesalahan dalam pemrosesan data.

Sistem informasi manajemen sekolah itu punya suatu ruang lingkup, hal ini dilakukan untuk membatasi secara jelas antara beberapa bagian sistem yang ada dalam sistem.

Terkait ruang lingkup standar sistem informasi manajemen sekolah, itu meliputi:

  • Sistem Informasi Profil Sekolah

Ini adalah sistem utama dari sekolah, didalamnya biasanya terdapat konten berupa data sekolah yang langsung terkoneksi dengan standar kode pengenal sistem informasi manajemen sekolah yang berasal dari jaringan pendidikan nasional.

Standar kode ini dipakai sebagai alat bagi dinas pendidikan daerah untuk mendapatkan informasi terkait suatu sekolah.

Tujuannya adalah untuk memudahkan dinas pendidikan dalam membuat suatu keputusan yang menyangkut pengembangan setiap sekolah.

  • Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Personalia (SISILIA)

Sub-sistem informasi manajemen sekolah ini ada kaitannya dengan tenaga pengajar sekolah.

Adapun isinya diantaranya ialah:

  1. Pengelolaan penerimaan pegawai honorer.
  2. Data mengenai jumlah tenaga pengajar sementara ataupun tetap.
  3. Tunjangan.
  4. Profil tenaga pengajar.
  5. Evaluasi kemampuan tenaga pengajar.
  • Sistem Informasi Manajemen Kesiswaan Sekolah Terpadu

Yaitu sub-sistem yang masih berkaitan dengan pengelolaan informasi seputar siswa sekolah.

Cara pengelolaan manajemen atau pengelolaan informasi dilakukan dengan menggunakan nomor induk siswa nasional atau NISN.

  • Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah

Yaitu sub-sistem yang dapat memudahkan pengelolaan inventarisasi sarana dan prasarana sekolah, laporan tentang pengelolaan peralatan dan perlengkapan sekolah hingga persediaan.

Selain itu, fungsi lain dari sistem informasi manajemen sarana adalah perencanaan biaya mengenai penyediaan dan perawatan seluruh inventaris sekolah.

Dengan demikian dapat mendukung pihak manajemen sekolah dalam menganalisa semua kebutuhan operasional sekolah selama satu periode pengajaran.

  • Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Akademik

SIM untuk kegiatan akademik merupakan sub-sistem dasar manajemen pendidikan di sekolah, biasanya sistem informasi jenis ini terdiri dari 4 sudut pandang dengan struktur sebagai berikut:

  1. Sudut pandang dewan kurikulum.
  2. Sudut pandang tenaga pengajar.
  3. Sudut pandang pihak pengusaha atau eksekutif.
  4. Sudut pandang siswa.
  • Sistem Informasi Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Sekolah

Yaitu merupakan sub-sistem yang masih berkaitan dengan manajemen keuangan sekolah.

Sistem informasi jenis ini meliputi perencanaan anggaran pendapatan dan pembiayaan sekolah (RAPBS), laporan perihal transaksi pendapatan dan pengeluaran sekolah, hingga sistem akutansi yang terstruktur.

  • Situs Layanan Informasi Sekolah dan Masyarakat

Situs layanan informasi sekolah merupakan media yang digunakan menghubungkan berbagai pihak baik pihak dalam sekolah maupun luar sekolah.

Tujuannya adalah untuk menyediakan suatu layanan yang memberikan informasi seputar sekolah, menjelaskan berbagai hubungan dengan pihak sponsor sekolah, hingga menyediakan tempat khusus untuk berbagai pihak dalam membagikan ide serta gagasannya yang berkaitan dengan sekolah.

Lihat juga: Contoh tata tertib dilingkungan sekolah

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam sebuah Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam sebuah Sistem Informasi Manajemen Sekolah
toriqa.com

Sebenarnya sudah banyak dipasaran yang menyediakan puluhan jenis sofware sistem informasi yang bisa Anda beli dengan mudah. Namun sebelum membeli untuk membuat sebuah sistem informasi, Anda perlu melihat beberapa informasi berikut:

Interoperability

Pastikan sebelum Anda membelinya antara sistem informasi yang satu dengan sistem informasi lainnya telah memiliki basis data yang sama.

Atau setidaknya, terdapat fitur ekspor impor data dari jenis data yang satu ke jenis data yang lainnya. Ini bertujuan agar sekolah tidak perlu lagi mengentri data ketika berganti sistem informasi.

Keamanan

Kenapa kemanan menjadi perhatian utama? Karena shring data merupakan aspek utama dari sebuah sistem informasi.

Di beberapa kelompok sistem informasi diperlukan beberapa tingkatan keamanan. Contohnya ialah pimpinan sekolah, guru, karyawan, serta tata usaha, mereka punya masing-masing berdasarkan kepentingannya.

Sedangkan siswa dan orang tua, kewenangannya dibatasi untuk mengakses informasi secara lebih dalam.

Pelayanan

Yang penting untuk diperhatikan adalah memastikan kualitas pelayanan yang ditawarkan oleh para pembuat sofeware sebelum resmi Anda miliki.

Seperti misalnya, apakah layanan yang diberikannnya itu bisa diakukan melalui telepon, email ataupun fax.

Hal demikian menjadi sangat penting karena masalah teknis nantinya banyak dijumpai pada saat memasukkan data, selain itu juga dibutuhkan untuk melakukan update atau upgrade software.

Pelatian

Berbagai macam pelatian sangat dibutuhkan karena kerumitan penggunaan sofeware serta pengalaman pengguna akan menentukan kedalaman pelatian yang dibutuhkan.

Dua hal penting yang perlu Anda perhatikan, yaitu biaya serta metode pelatian. Anda mau secara tatap muka atau jarak jauh.

Memasukkan data

Seperti yang telah dijelaskan, tujuan sistem informasi ialah agar seseorang bisa memasukkan informasi hanya sekali, kemudian bisa menggunakannya berkali-kali.

Cara atau metode buat memasukkan data juga tak kalah penting untuk diperhatikan, tanyakan apakah bisa jika memasukkan data melalui internet, keyboard, Handpone, PDA, optical mark reader (OMR), kartu gesek atau diimpor melalui sistem lain.

Perhatikan juga apakah bisa jika meng input data dari tempat lain, seperti rumah misalnya?

Kemudian apakah informasi tersebut juga bisa jika misalnya mau input data secara offline terlebih dahulu, baru kemudian disynchronkan saat sudah terhubung kedalam jaringan sekolah.   

Itulah sedikit informasi seputar sistem informasi manajemen atau Sistem Informasi Manajemen Sekolah yang di dunia pendidikan dan universitas kita mengenalnya dengan Sistem informasi akademik.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda meskipun masih jauh dari kata sempurna, saya berharap dukungan Anda untuk memberikan koreksi dan kritik untuk membangun kekurangan artikel ini menjadi lebih sempurna.

Tinggalkan komentar