Artikel ini membahas seputar tentang pengertian struktur organisasi berikut berikut jenis, bentuk, hingga komponennya.

Kenapa penting memahami struktur organisasi?

• Pertama, dapat mempermudah kontrol pengawasan dari seorang pimpinan terhadap bawahannya.
• Kedua, lebih cepat tujuannya pekerjaan karena posisi pekerjaan dapat di handle oleh masing – masing jabatan struktural.
• Ketiga, Kejelasan jabatan pekerjaan serta koordinasi.
• Keempat, hubungan dan tanggung jawab bisa lebih jelas.

Ini mungkin adalah hal – hal kecil bagi sebagian orang, tapi dampaknya sangat besar dalam sebuah organisasi, maka penting sekali untuk memahami lebih jauh tentang pengertian struktur organisasi.

Pengertian Struktur Organisasi   

Mungkin Anda bertanya – tanya apa itu struktur organisasi!

OK, jadi struktur organisasi adalah suatu rangkaian diagram yang membentuk rantai perintah, tanggung jawab, hubungan kerja, rentang kendali antar pimpinan organisasi yang berfungsi sebagai kerangka kerja dan pembagian tugas pekerjaan, pengelompokkan serta dikoordinasi secara formal.

Struktur organisasi menggambarkan alur perintah yang memperjelas beberapa jabatan pekerjaan yang wajib dipegang serta dipertanggung jawabkan oleh masing-masing karyawan berdasarkan tingkatanya.

Selain itu, struktur organisasi juga menggambarkan akan kerangka susunan hubungan diantara fungsi, bagian yang menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai tempat untuk menjalankan tanggung jawab dan wewenangnya serta alur sistematis tentang pelaporan antara bawahan dan atasan yang pada akhirnya dapat memberikan stabilitas dan kontinuitas sehingga organisasi tetap hidup meskipun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan.

Didalam suatu bentuk manajemen, penyususnan struktur organisasi yang sesuai dapat mendorong peningkatan efektivitas kegiatan usaha.

Untuk itu, dengan adanya struktur organisasi ini maka tingkat kestabilitas dan kontinuitas dalam suatu organisasi tetap akan bertahan.

Selain itu fungsi dari organisasi ini juga dapat menjadi sarana cukup efektif untuk membantu sistem pekerjaan menuju ke arah efisiensi dalam penggunaan pekerja dan seluruh sumber daya yang dibutuhkan dalam meraih tujuan.

Lihat juga: Teori Organisasi berikut ciri dan Pendapat Para ahli.

Memahami Jenis Jenis Struktur Organisasi

Setelah memahami pengertian struktur organisasi, selanjutnya kita akan membahas jenis jenisnya.

Secara formal, struktur organisasi dapat diklasifikasikan dalam tiga jenis, diantaranya yaitu:

Struktur Organisasi Berdasarkan Fungsinya

Jenis struktur organisasi seperti ini yaitu menggabungkan semua orang yang terlibat dalam suatu rencana untuk melakukan satu atau lebih kegiatan dan menjadikannya satu pekerjaan.

Untuk lebih jelasnya, saya berikan contoh, sebuah organisasi dibagi berdasarkan fungsi jika mempunyai bagian-bagian produksi, pemasaran, dan penjualan yang dilakukan secara terpisah.

Kelebihan Atau Keunggulan Struktur Organisasi Berdasarkan Fungsinya

• Struktur organisasi sangat cocok bagi lingkungan yang stabil.
• Dapat menunjang pengembangan skil setiap individu.
• Bisa menjadi kesempatan untuk para spesialis menerapkan keahliannya.
• Hanya memerlukan sedikit koordinasi.
• Hanya perlu sebuah keperluan antar pribadi yang kecil.

Kekurangan Atau Kelemahan Struktur Organisasi Berdasarkan Fungsinya:

• Untuk organisasi yang ukurannya cukup besar, maka tanggapannya juga lebih lambat untuk diterima.
• Sewaktu waktu dapat menimbulkan kemacetan karena pelaksanaan tugas yang harus berurutan.
• Tidak dapat merangsang inovasi, perspektif yang kecil dan sempit.
• Dapat memunculkan adanya konflik tentang prioritas produk.
• Tidak mendukung dalam pengembangan manajer umum.
• Adanya ikatan tentang rasa tanggung jawab demi kelancaran kerja secara keseluruhan.

Struktur Organisasi Berdasarkan Produk/Pasar

Struktur organisasi berdasarkan produk atau pasarnya merupakan struktur organisasi yang menyatukan semuanya kegiatan dalam satu unit kerja yang terlibat serta pemasaran dari sebuah produk atau kelompok produk yang terkait dan yang masih berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu.

Kelebihan Atau Keunggulan Struktur Organisasi Berdasarkan Produk Atau Pasar:

• Struktur ini cocok untuk perubahan yang cepat.
• Adanya fisibilitas produk yang cukup tinggi.
• Memungkinkan kegiatan serta anggota dapat berkonsentrasi penuh terhadap tugas-tugas.
• Kejelasan tanggung jawab.
• Pemrosesan tugas-tugas ganda bisa dilakukan secara paralel.
• Dapat memudahkan pelatihan manajer umum.

Kekurangan Atau Kelemahan Struktur Organisasi Berdasarkan Produk Atau Pasar:

• Kemungkinan adanya perselisihan seputar alokasi sumber daya.
• Tidak dapat mendukung koordinasi kegiatan antar berbagai divisi.
• Dapat mendorong pengabaian prioritas jangka panjang.
• Memungkinkan pendalaman kecakapan akan menurun.
• Dapat menimbulkan perselisihan antara tugas divisi dengan prioritas perusahaan.

Struktur Organisasi Matriks

Untuk struktur organisasi matriks, itu ada dua jenis struktur yang berjalan secara bersamaan.

Bagian fungsional bisa tetap secara permanen dan memiliki hak atas pelaksanaan standard profesional unit mereka, sedangkan tim-tim proyek diciptakan ketika dibutuhkan untuk menjalankan program-program khusus.

Untuk menentukan timnya, biasanya diambil dari berbagai bagian fungsional dan melapor kepada manajer proyek, yang dia yang bertanggungjawab atas kerja tim.

Kelebihan Atau Keunggulan Struktur Organisasi Matriks

• Dapat memberikan keluwesan terhadap organisasi.
• dapat memotivasi kerja sama dan disiplin kerja tim.
• Memotivasi, melibatkan serta menantang para pegawai.
• Mengembangkan keterampilan pegawai.
• Keharusan dalam menyusun rencana dan membebaskan pimpinan teras.
• Merangsang atau mendorong seseorang untuk mengidentifikasi diri dengan produk akhir.
• Dapat memungkinkan spesialis untuk dialihkan ke setiap bidang yang memang memerlukannya.

Kekurangan Atau Kelemahan Struktur Organisasi Matriks

• Adanya kemungkinan dalam timbulnya perasaan anarki.
• dapat mendorong terjadinya persaingan kekuasaan.
• Diskusi akan lebih banyak terjadi dari pada tindakan.
• Mengharuskan para anggota memiliki keterampilan yang tinggi dalam hubungan antar perorangan.
• Untuk menerapkannya memerlukan biaya yang cukup besar.
• Menimbulkan risiko perihal beberapa tim proyek yang mengerjakan tugas yang sama.
• Dapat merugikan secara moral jika pegawai harus kembali dihukum.

Memahami Komponen Penting Dalam Struktur Organisasi

Komponen komponen ini dapat mengoptimalkan kinerja sebuah perusahaan secara efisien. Dan ini memang harus ada dalam struktur organisasi,

Komponen – komponen tersebut diantaranya adalah:

CEO (Chief Executive Officer)

CEO merupakan jabatan tertinggi dalam sebuah bisnis, CEO juga merupakan jabatan yang menahkodai arah dan tujuan dari perusahaan. Biasanya CEO dipegang oleh sang pemiliki bisnis atau usaha.

Direksi (Directors)

Direksi dalam sebuah organisasi bisa bermacam – macam, dan standartnya itu ada  4 jabatan penting dalam perusahaan, yaitu direktur utama, direktur keuangan dan direktur personalia.

Kita bahas dua aja, Dirut dan Direktur keuangan.

1. Direktur utama (Dirut) posisinya biasanya berhubungan langsung dengan CEO ( pemilik dari perusahaan) posisi ini bertanggung jawab secara langsung atas koordinasi serta pengendalian terhadap segala kegiatan di bidang administrasi, kepegawaian dan secretariat.
2. Direktur keuangan adalah sebuah jabatan yang bertugas sebagai pengawasan operasional keuangan perusahaan, direksi personalia bekerja langsung terkait ketenagakerjaan dan sumber daya dari sebuah perusahaan.

Manajer (Manager)

Manajer umumnya ada dua yaitu manajer dan manajer umum (general manager).

Tugas utama dari seorang manajer yaitu mengintegrasikan berbagai variable, misalnya:

1. Pengarahan.
2. Koneksi.
3. Seleksi.
4. Komunikasi.
5. Pelatihan.

Manajer sendiri masih terbagi menjadi 3 komponen sekaligus, yaitu manager personalia, manager pemasaran serta manajer pabrik.

Manajer personalia adalah suatau jabatan yang bertanggunng jawab secara langsung terhadap pengorganisasian, perencanaan program dan pengendalian unit personalia.

Sedang untuk Manajer pemasaran tugas utamannya mengawasi terhadap bagian pemasaran produk atau jasa yang ada dalam bisnis perusahaan.

Sementara manajer pabrik umumnya terdapat pada bisnis komersial penjualan produk yang bertanggung jawab dalam mengawasai urusan terkait produksi dan kegiatan dalam pabrik.

Divisi Regional

Divisi regional bertugas serta fungsinya dalam menjalankan kebijakan dan prosedur baku dari kantor pusat.

Biasanya, divisi regional bergerak sebagai suatu badan usaha untuk meningkatkan nilai tambah dari perusahaan, divisi regional harus ada dalam suatu bisnis yang masih ada hubungannya dengan penanaman saham.

Administrasi dan Gudang

Dalam sebuah bisnis yang masih dalam tahap perkembangan, komponen ini memang harus ada.

Tugas bagian administrasi adalah mengecek seluruh transaksi perusahaan yang berkaitan dengan pihak Outsourcing, pembukuan serta laporan penerimaan dan pengeluaran perusahaan.

Pengertian Struktur Organisasi dan Unsur-Unsurnya 

Menurut pendapat Siswanto pada tahun 2005, struktur organisasi mempuyai empat unsur utama, yaitu sebagai berikut:

Spesialisasi Aktivitas (specialization of activities)

Unsur ini mengacu pada spesialisasi dari tugas-tugas setiap individual dan kelompok kerja dalam organisasi, atau bisa dikatakan pembagian kerja dan pengaturan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementasi).

Pembagian tugas di dalam sebuah organisasi merupakan suatu keharusan yang mutlak, tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih sangat besar.

Pada akhirnya, pembagian tugas ini akan menghasilkan departemen-departemen terkecil dalam organisasi sehingga dapat menjadi kelompok-kelompok dalam sejumlah pekerjaan.

Standarisasi Aktivitas (standardization of activities)

Standardisasi kegiatan merupakan suatu prosedur yang perlu dipakai sebuah organisasi untuk menjamin kelayak-dugaan (predictability) aktivitasnya.

Melakukan standarisasi itu berarti menjadikan kegiatan pekerjaan seragam dan taat azas.

Koordinasi Aktivitas (coordinationof activities)

Apa itu koordinasi aktivitas? koordinasi aktivitas merupakan proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dan berbagai fungsi sub organisasi, dan dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi.

Tujuannya adalah untuk menciptakan keserasian gerak langkah unit-unit yang ada dalam pencapaian tujuan organisasi secara efisien dan efektif.

Sentralisasi dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan (centralization and decentralization of decision making)

Sentralisasi dan desentralisasi maksudnya adalah pengambilan keputusan yang mengacu pada lokasi otoritas pengambilan keputusan.

Dalam struktur organisasi yang sudah di sentralisasi, keputusan dapat diambil di tingkat yang paling tinggi, biasanya oleh manajer puncak, atau bahkan oleh seorang saja.

Selain itu, dalam struktur yang telah didesentralisasikan, gaya pengambilan keputusan terbagi menjadi oleh para bawahan pada hierarki manajemen menengah dan bawah.

Artikel terkait:

(Teori Organisasi)

(Tugas Pokok Kepala Sekolah)

Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Seorang pemikir lokal bernama Hasibuan mengatakan, berdasarkan hubungan yang ada pada organisasi terdapat lima jenis bentuk struktur organisasi, yaitu sebagai berikut:

Bentuk Organisasi Lini, Atau Garis, Atau Komando

Untuk pertama kalinya bentuk organisasi garis ini muncul di kalangan militer, bentuk organisasi ini merupakan yang tertua.

Bentuk organisasi ini diciptakan oleh Henry Fayol, dan berdasarkan bentuknya organisasi garis ini adalah yang paling sederhana.

Organisasi ini disebut sebagai organisasi lini, garis, komando jika pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal.

Seluruh keputusan, ketentuan serta kebijakannya itu ada pada pucuk pimpinan, sementara wewenang pucuk pimpinan didelegasikan kepada satuan-satuan unit yang berada di bawahnya berdasarkan garis komando.

Bentuk organisasi lini ini juga dikenal adanya unsur pimpinan serta unsur pelaksana.

Pimpinan yang dimaksud adalah pucuk pimpinan secara tunggal di struktur organisasi.

Sementara untuk pelaksananya merupakan orang-orang atau unit yang terlibat secara langsung dalam pencapaian tujuan organisasi.

Bentuk Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional adalah salah satu bentuk dari departementasi, dimana setiap orang terlibat dalam sebuah kegiatan secara fungsional, contohnya adalah kegiatan pemasaran atau keuangan, yang dikelompokkan ke dalam satu unit.

Susunan organisasi ini tersusun berdasarkan fungsi yang telah dibuat atau disesuaikan dengan kepentingan organisasi itu sendiri.

Organisasi fungsional juga punya beberapa ciri khusus, diantaranya yaitu adanya wewenang dari puncak pimpinan yang dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang berada di bawahnya.

Mengapa demikian? karena dengan seperti ini maka seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa seorang pimpinan, tidak menekankan hierarki struktural.

Bentuk Organisasi Fungsi dan Lini

Bentuk struktur organisasi seperti ini merpakan bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada per-kepala unit (Kepala Bagian) agar dapat mengambil keputusan berdasarkan bidangnya.

Kemudian pimpinan tertinggi tadi juga melimpahkan wewenangnya kepada pejabat fungsional yang menjalankan bidang pekerjaan operasional dimana kemudian hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang tingkatan.

Bentuk Organisasi Lini dan Staf

Akan ada saatnya bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan akan terasa sangat sulit (decision making) apabila organisasi atau bisnis yang dikelolanya telah berkembang semakin luas, sehingga pimpinan tersebut merasa perlu untuk minta bantuan kepada orang lain yang dianggapnya mampu dan ahli.

Oleh sebab itu, salah satu solusi yang cukup efektif adalah membentuk suatu staf penasehat yang merupakan kumpulan dari orang-orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu.

Setelah dibentuk, tugas utama dari staf tersebut adalah membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman atau keahliannya.

Bentuk Organisasi Komite (Commite Organization)

Bentuk organisasi macam ini adalah organisasi yang masing-masing anggotanya mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif.

Misalnya adalah organisasi komite atau kepanitiaan (committees organization) didalamnya mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan kolektif presidium/plural executive yang mana komite ini bersifat manajerial.

Dalam komite itu sifatnya bisa formal atau informal, pembentukan komite-komite itu dilakukan sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan berbagai tugas serta wewenang yang dibagikan secara khusus.

Organisasi komite terdiri dari:

1. Executive Committee (atau pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini.
2. Staff Committee, yaitu orang-orang yang wewenanganya hanya sebatas sebagai staf.

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

Robbins dan Coulter pada tahun 2007 mengatakan, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi pembuatan struktur organisasi, yaitu:

Kesatuan Perintah (unity of command)

Umumnya memang setiap organisasi itu punya berbagai tingkat dan jenjang jabatan, semuanya berperan sebagai pimpinan sekelompok orang lain.

Intinya adalah, secara fakta seorang anggota organisasi itu biasanya punya lebih dari seorang atasan, contonya; dipimpin oleh seorang manajer yang menduduki jabatan pimpinan yang paling rendah dalam organisasi seperti:

• Mandor.
• Kepala seksi dan berbagai literatur lainnya.

Nah, pejabat pimpinan ditingkat yang rendaha ini masih punya pimpinan, misalnya oleh seorang manajer yang memangku jabatan pimpinan yang lebih tinggi, dan demikian juga seterusnya sampai pada tingkat jabatan manajerial puncak dalam organisasi.

Dalam operasionalisasinya, biasanya penerapan prinsip kesatuan perintah dilakukan berdasarkan pendekatan one step down.

Dalam artian, seorang manajer menurunkan perintah kepada orang-orang yang setingkat lebih rendah dari-padanya, dimana biasanya juga akanditruskan ke tingkat yang lebih bawah lagi jika memang diperlukan.

Dengan demikian, hal ini bisa mencegah kesimpang siuran, tidak hanya dalam pemberian perintah saja, namun juga dalam hal pertanggungjawaban.

Hal positif yang diakibatkan dari penerapan prinsip ini terlihat tidak hanya dalam hal adanya kepastian perintah yang diterima oleh seseorang, namun juga berkaitan langsung dengan pembinaan perilaku para bawahan.

Rentang Manajemen (span of control)

Apa itu rentang manajemen? rentang manajemen ialah jumlah karyawan yang dapat dikelola oleh seorang pimpinan secara efisien dan efektif.

Rentang kendali seperi ini sangat penting dalam organisasi karena dapat menentukan jumlah tingkatan dan manajer yang dipunyai oleh sebuah organisasi.

Rentang yang terlalu lebar juga dapat menyebabkan fokus dari manajer tercerai-berai dan para bawahannya kurang mendapat bimbingan serta pengendalian, sehingga ini penting disikapi.

Sebaliknya juga, rentang yang terlalu sempit dapat mengakibatkan kemampuan manajer tidak tercurah sepenuhnya.

Rentang manajemen yang tidak sesuai dapat menjadi penghambat atas produktivitas, efisiensi, serta pembengkakan biaya meskipun hasil penelitian mengenai hal ini tidak konsisten.

Untuk itu, pedoman dalam menentukan rentang yang sesuai harus mempertimbangkan faktor-faktor yang berkaitan dengan situasi, bawahan, dan manajer.

Koordinasi

Koordinasi dalam struktur organisasi sangat berpengarus, koordinasi merupakan proses menyatukan aktivitas dari departemen yang terpisah untuk mencapai sasaran organisasi secara efektif.

Koordinasi adalah proses pengintegrasian berbagai kegiatan serta tujuan pada satuan-satuan yang terpisah, seperti departemen atau bidang-bidang fungsional agar organisasi bisa mencapai tujuan secara efisien.

Terdapat dua jenis koordinasi, diantaranya:

• Koordinasi Horizontal merupakan koordinasi yang dilakukan antar departemen atau antar bagian yang punya activity level of authority yang sama dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan.
• Koordinasi Vertikal, ialah suatu tindakan atau kegiatan pengarahan, penyatuan dan kesatuan kerja yang ada dibawah wewenang dan tanggung jawabnya.

Hierarki

Hierarki merupakan garis wewenang yang dijalankan tampa terputus yang membentang dari tingkatan atas hingga tingkatan paling bawah organisasi serta menjelaskan hubungan si pelapor kepada si penerima laporan.

Dalam suatu hierarki terdapat pendelegasian dalam mengerjakan tugas.

Nah, pendelegasian ini dapat diartikan sebagai pemberian otoritas atau kekuasaan secara formal serta tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu, misalnya para manajer menyalurkan wewenangnya kepada orang-orang yang melapor kepadanya atau bawahannya.

Penyaluran wewenang dari atasan kepada bawahan ini perlu agar suatu organisasi bisa berfungsi secara rinci, karena memang tidak ada atasan yang bisa mengawasi setiap tugas-tugas organisasi, terlebih jika organisasi tersebut punya banyak tugas dan kompleks.

Departementalisasi

Departementalisasi merupakan suatu kegiatan pengelompokan pekerjaan dan para spesialis.

Atau arti lainnya, departementalisasi adalah cara organisasi mengkoordinasikan kegiatan yang sudah dibedakan secara horizontal.

Departementalisasi merupakan dasar cara yang dipakai untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok, yang mana setiap organisasi itu terdiri dari beberapa departemen (divisi kerja).

Dalam suatu organisasi, banyaknya bagian itu tergantung dari kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

Asas departementalisasi ialah pengelompokkan berbagai pekerjaan atau kegiatan yang sama dan berkaitan erat ke dalam suatu unit kerja.

Pembagian Pekerjaan (division of work)

Pembagian pekerjaan merupakan beberapa tingkat dalam tugas sebuah organisasi yang dibagi berdasarkan tujuan dan kemampuannya.

Kita tau bahwa setiap orang tidak akan mampu untuk melakukan seluruh aktivitas atau tugas-tugas yang paling rumit sekaligus, dan tidak seorang pun juga punya kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas yang tercakup dalam suatu pekerjaan yang rumit.

Maka dari itu, untuk melaksanakan suatu tugas memerlukan sejumlah langkah, maka perlu diadakan pemilahan bagian-bagian tugas atau membagi-bagikan kepada sejumlah orang.

Nah, pembagian kerja yang dikhususkan berdasarkan kemampuan seperti itu memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.

Contoh Struktur Organisasi Sederhana

Jika Anda ingin menyusun dan membuat struktur organisasi dalam bentuk apapun, misalnya kelas, sekolah hingga perusahan. Hal yang penting kamu perhatikan adalah bentuknya seperti apa.

Kemudian pembuatan struktural ini bertujuan untuk apa sehingga bentuk bisa disesuaikan dengan tujuannya berdasarkan jabatan – jabatan dalam struktur tersebut.

Namun jika Anda ingin membentuk struktur organisasi yang sederhana, Anda tidak perlu merinci terlalu banyak jabatan.

Cukup gunakan Anda pakai beberapa jabatan vital saja sebagai pondasi berjalannya kegiatan organisasi.

Contoh, dalam membentuk struktural Anda mungkin butuh Ketua, Sekretaris, Bendahara, Kepala Bidang, LitBang, serta anggota.

OK, mungkin cukup sekian dulu pembahasan singkat kita seputar pengertian struktur organisasi, berikut fungsi, jenis hingga komponennya.

Semoga tulisan ini bisa bermanfaat untuk Anda sekalian meskipun sedikit, untuk itu saya mohon kritikan serta saran untuk artikel “pengertian struktur organisasi” ini.

Karena masukan dari Anda itu sangat penting untuk perbaikan dan peningkatan kualitas.