Memahami Contoh Surat Peringatan 1 (SP1, SP2, SP3) + SOP & Caranya

Dalam artikel ini, saya akan membabat habis sebuah tema umum, tapi belum banyak orang yang tau secara detail atau mendalam, yaitu tertakit cara membuat dan Contoh surat peringatan 1, 2 dan 3.

Jadi, inti dari surat ini sebenarnya adalah sebagai teguran secara tertulis atas suatu kesalahan.

Jika anda seorang karyawan yang punya aturan tetap didalamnya, maka saya sarankan untuk menjaga disiplin diri terhadap peraturan kator jika tidak ingin mendapatkan surat jenis ini.

Sebenarnya sih tidak ada satupun perusahaan yang menginginkan karyawannya dipecat, namun tidak ada juga perusahaan yang menginginkan perusahaannya hancur hanya gara-gara ketidak disiplinan / pelanggaran yang sering dilakukan oleh beberapa oknum, sehingga keseimbangan perusahaan terganggu.

Makanya lahirlah yang namanya surat peringatan.

Untuk lebih detailnya tentang surat jenis ini, mari kita bahas lebih dalam dibawah ini.

Pengertian dan Contoh Surat Peringatan 1, 2 dan 3 yang perlu Anda Pahami

Pengertian dan Contoh Surat Peringatan 1, 2 dan 3 yang perlu Anda Pahami
toriqa.com

Jadi, definisi dari surat peringatan (SP) 1 itu adalah surat yang dikeluarkan oleh kantor atau instansi tempat Anda bekerja sebagai bentuk peringatan atau teguran atas kesalahan yang telah dilakukan, entah itu pelanggaran ringan, sedang atau berat.

Nah, surat peringatan yang akan anda terima itu kategorinya juga tergantung atas kesalahan yang  anda lakukan sesuai dengan ketentuan atauran kantor, ada yang namanya SP 1, SP 2, sampai SP 3.

Bedanya SP1, SP2 dan SP3 apa?

Jika anda melakukan pelanggaran atau kesalahan terhadap peraturan kantor, maka jika itu masih dalam kategori ringan, maka anda pasti akan mendapatkan surat peringatan satu (SP1) dari pihak kantor.

Dan jika anda masih melakukan kesalahan atau pelanggaran atas aturan kantor meskipun sudah mendapatkan surat peringatan sebelumnya (SP1) maka anda akan mendapatkan peringatan lagi (SP2).

Berikutnya jika anda masih bandel dan terus mengulangi kesalahan anda, entah itu kesalahan pelanggaran yang sama atau malah yang lebih berat kategorinya menurut peraturan kantor, maka anda pasti akan mendapatkan surat peringatan ketiga (SP3).

Surat peringatan ketiga ini ada yang langsung bersamaan dengan dipecatnya anda dari kantor (diberhentikan) ada yang masih tahap peringatan terakhir agar anda benar-benar mau berhenti.

Setelah (SP3), jika anda mengulangi kesalahan atau pelanggaran lagi, maka otomatis anda akan dibebas tugaskan dari pekerjaan anda, dengan atau tampa hoemat, sesuai peraturan yang berlaku di kantor tempat anda bekerja.

Jadi seperti itu cara kerja atau fungsi surat peringatan untuk karyawan kantor yang bermasalah.

Dam secara umum, kategori pelanggaran disiplin ini sudah diatur oleh pihak perusahaan sebelumnya serta sudah disosialisasikan ke semua karyawan.

Jadi nngaka ada istilah “saya kan nggak tau kalo ini pelanggaran”! Anda akan tetap kenak yang pada akhirnya jika masing bandel akan menjadi petaka buat anda sendiri.

Dan selain untuk memberikan peringatan atas kesalahan anda agar mau berhenti mengulanginya, pemberian SP tersebut juga untuk membrikan efek jera kepada karyawan yang berbuat kesalahan, entah itu berupa teguran lisan atau sanksi langsung terhadap yang bersangkutan.

Memahami SOP Dalam Pemberian Surat Peringatan

Berbicara SOP berarti berbicara tentang standar dan ketentuan dalam proses pemberian surat peringatan itu sendiri kepada karyawan berdasarkan kategori kesalahan yang telah dia perbuat.

Mari kita lihat ketentuan pemberian surat peringatan berdasarkan undang – undang ketenagakerjaan agar anda tidak salah dalam menentukan aturan SP di kantor atau instansi anda.

Ketentuan Pemberian SP Sesuai UU Ketenagakerjaan

Untuk menetukan pemberian surat peringatan dalam dunia kerja, anda harus mengacu pada aturan yang ada di Pasal 161, Undang-undang (UU) Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003.

Bunyinya:

“Dalam hal buruh atau pekerja yang membuat pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, maka pihak pengusaha berhak melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) kepada pekerja atau buruh yang bersangkutan berupa surat peringatan 1, 2, dan ke-3 secara berturut-turut.

  1. Pengusaha atau perusahaan berhak untuk menerbitkan surat peringatan secara berurutan (SP 1, 2, dan 3) atau tidak, sesuai perjanjian kerja.
  2. Jika Surat Peringatan dikeluarkan secara berurutan, SP 1 berlaku untuk jangka waktu 6 bulan, dan Jika karyawan masih melakukan lagi pelanggaran dalam masa tersebut, maka pengusaha bisa menerbitkan SP 2 dengan jangka waktu 6 bulan.
  3. Namun jika karyawan tersebut masih melakukan pelanggaran dalam kurun waktu tersebut, maka bisa diterbitkan lagi SP 3 dengan jangka waktu 6 bulan, bila dalam kurun waktu itu masih melakukan kembali pelanggaran, maka karyawan tersebut bisa langsung di PHK atau dipecat.

Nah, seperti itu bunyi undang – undang yang mengatur tentang sistem pemberian surat peringatan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran kerja.

Selain memahami hal tersebut, anda juga harus tau juga bahwa pekerja atau karyawan yang anda pecat (PHK) tersebut masih punya hak -hak yang lain lagi yang juga diatur dalam undang undang.

Hak – Hak Pekerja atau Karyawan Jika Kena PHK

Hak – Hak Pekerja atau Karyawan Jika Kena PHK
toriqa.com

Berdasarkan aturan UU Ketenagakerjaan, PHK itu kan suatu pengakhiran hubungan kerja akibat suatu hal tertentu yang menyebakan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja atau buruh dan pengusaha.

Uang Pesangon

“Pada saat terjadi pemutusan hubungan kerja disebuah instansi atau kantor, maka pengusaha harus membayar uang pesangon atau uang penghargaan masa kerja serta uang penggantian hak yang seharusnya diterima,” berdasarkan bunyi Pasal 156 ayat (1).

Sistem pertimbangan pemberian uang pesangon dalam UU Ketenagakerjaan, standartnya adalah sebagai berikut:

  1. Dimasa kerja yang belum 1 tahun, 1 bulan upah.
  2. Pada masa kerja 1 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 2 tahun, 2 bulan upahnya.
  3. Di masa kerja 2 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 3 tahun, 3 bulan upahnya.
  4. Pada masa kerja 3 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 4 tahun, 4 bulan upahnya.
  5. Pada masa kerja 4 tahun atau lebih, namun belum sampai 5 tahun, 5 bulan upah.
  6. Pada masa kerja 5 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 6 tahun, 6 bulan upah.
  7. Pada masa kerja 6 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 7 tahun, 7 bulan upahnya.
  8. Pada masa kerja 7 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 8 tahun, 8 bulan upahnya.
  9. Masa kerja 8 tahun atau lebih, 9 bulan upah.

Uang Penghargaan Masa Kerja

Sistem pertimabangan pemberian uang penghargaan pada masa kerja ditetapkan sebagai berikut:

  1. Di masa kerja 3 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 6 tahun, 2 bulan upahnya.
  2. Pada masa kerja 6 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 9 tahun, 3 bulan upahnya.
  3. Pada masa kerja 9 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 12 tahun, 4 bulan upahnya.
  4. Pada masa kerja 12 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 15 tahun, 5 bulan upahnya.
  5. Pada masa kerja 15 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 18 tahun, 6 bulan upahnya.
  6. Pada masa kerja 18 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 21 tahun, 7 bulan upahnya.
  7. Pada masa kerja 21 tahun atau lebih, namun masih kurang dari 24 tahun, 8 bulan upahnya.
  8. Pada masa kerja 24 tahun atau lebih, 10 bulan upahnya.

Uang Penggantian Hak

Para pekerja yang kena pemutusan hubungan kerja juga berhak menerima uang penggantian hak yang mana meliputi:

  1. Cuti tahunan yang sebelumnya belum mereka ambil dan belum gugur.
  2. Biaya atas ongkos pulang untuk para pekerja atau buruh beserta keluarganya ke tempat di mana pekerja/buruh diterima bekerja.
  3. Penetapan sebesar 15% dari uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat untuk penggantian perumahan, pengobatan serta perawatan para pekerja.
  4. Hal lain yang sudah ditentukan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan serta perjanjian kerja bersama.

Cara Membuat Surat Peringatan

contoh dan cara membuat surat peringatan
toriqa.com

Setelah anda mengetahui SOP dalam pemberian surat peringatan kepada para karyawan yang diketahui melakukan pelanggaran, anda seharusnya juga belajar bagaimana cara membuat surat peringatan yang baik dan benar.

Atau stidaknya anda mengetahui format penulisan surat peringatan itu bagaimana, sehingga anda tinggal menerapkannya menggunakan skil anda yang lain, seperti kemampuan olah bahasa yang lebih baik.

Sebenarnya jika anda mau membuat surat apapun, seperti surat rekomendasi Beasiswa, atau surat pengantar atau mungkin surat keputusan sekalipun, itu akan menjadi mudah jika anda mengetahui susunan atau struktur suratnya.

Struktur Penulisan Surat Peringatan

Seperti yang saya singgung diatas, dalam membuat surat peringatan (SP), perusahaan juga punya aturannya sendiri. Ngak bisa membuat sesuka hati sang pemilik perusahaan atau kepentingan personal.

Nah, berikut ini cara menulis SP yang baik dan benar yang bisa kalian jadikan refrensi untuk membuatnya:

  1. Tulis nama karyawan yang melanggar tersebut berikut apa jabatannya untuk diberikan SP.
  2. Jelaskan dengan baik alasan dalam pemberian SP tersebut, misalnya mungkin karena karyawan tersebut sering terlambat tanpa ada pemberitahuan kepada pihak perusahaan.
  3. Selain alasan, berikan juga keterangan tujuan dari pemberian SP tersebut, contohnya surat tersebut diberikan untuk memberikan arahan serta peringatan kepada si karyawan untuk mematuhi tata tertib perusahaan dan tidak melakukan kesalahannya kembali.

Manfaat dan Fungsi Surat peringatan

Sesuai dengan namanya surat peringatan diberikan dengan tujuan utama yaitu memberi peringatan sekaligus teguran kepada pegawai yang melakukan kesalahan atau pelanggaran.

Berikut beberapa kegunaan dari pemberian surat peringatan untuk karyawan:

Meningkatkan Performa Kerja Karyawan

Pegawai yang sudah melakukan pelanggaran pasti akan mendapatkan surat peringatan dari perusahaan.

Namun bukan berarti hal tersebut akan membuat pegawai tersebut menjadi semakin tertekan, justru dengan mendapatkan surat peringatan akan membuat performa kerja pegawai menjadi semakin meningkat supaya kedepannya tidak lagi mendapatkan surat peringatan yang mana akan beresiko pada pemutusan hubungan kerja (PHK).

Memberikan Contoh Kepada Pegawai Lain

Bagi pegawai yang mendapatkan surat peringatan itu akan secara tidak langsung akan membuat pegawai lain lebih mawas diri.

Pegawai yang sudah mendapatkan SP akan lebih beresiko dipecat dan mendapatkan sorotan lebih dari kantor, dan hal seperti ini biasanya akan menjadi contoh bagi pegawai lain untuk tidak melakukan kesalahan yang sama.

Sehingga mereka tidak akan mengalami nasib yang sama seperti pegawai yang telah menerima SP tersebut.

Memberi Efek Jera

Jadi memang sudah seharusnya bagi pegawai yang melakukan kesalahan untuk mendapatkan peringatan agar dirinya merasa jera akan perbuatannya.

Karena kalau pegawai yang melakukan pelanggaran tidak diberikan surat peringatan 1, maka pegawai tersebut akan terus melakukan kesalahan lagi hingga berakibat merugikan perusahaan.

Beda efeknya jika pegawai sudah mendapatkan surat peringatan 1, mereka lebih bisa dipastikan akan lebih berhati-hati lagi dalam bekerja.

Memberikan Teguran

Salah satu fungsi penting surat peringatan yaitu untuk memberikan teguran kepada pegawai yang sering melakukan kesalahan.

Mengapa?

Iya karena agar kesalahan yang dilakukan oleh pegawai tersebut tidak akan menjadi kebiasaan (Habits) yang mungkin akan merugikan perusahaan dan dirinya sendiri.

Dengan dijatuhkannya surat peringatan 1, perusahaan berharap supaya pegawai menyadari sekaligus memperbaiki kesalahannya.

Contoh Surat Peringatan 1, 2, 3 Untuk Karyawan

Sudah saya jelaskan apa itu surat peringatan 1, 2 hingga 3 berikut SOP atau ketentuan pemberiannya terhadap karyawan berdasarkan UUD.

Selanjutnya kita akan melihat seperti apa surat peringatan 1, 2 dan 3 itu berdasarkan suatu kasus dalam sebuah perusahaan.

Contoh Surat Peringatan Tahap 1

PT Permata Indah Ilahi
Ruko Agung Jaya Kav. 1, B-8, Magelang
Telp. (0274) 668020

Nomor: SP/006/10/2020
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan

Kepada Yth. Sindu Adi Putra

Staff Keuangan PT Permata Berkah Abadi

di Tempat

Menimbang dan mengacu pada surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 17 April 2021, dengan ini Direktur PT Permata Indah Ilahi menginformasikan.

  1. Melalui hasil evaluasi serta pemantauan yang sudah dilakukan oleh Tim Pengawas PT Permata Indah Ilahi, Kinerja Saudara Sindu Adi selama bekerja sebagai staff keuangan dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan.
  2. Saudara Sindu Adi Putra tidak dinilai tidak melaksanakan tugas dengan baik seperti yang telah disepakati didalam surat perjanjian kerja Penerbitan Pencetakan Majalah.
  3. Maka dari itu, Saudara Sindu Adi Putra diberikan Teguran Tertulis.

 

Sekian surat ini kami buat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.

Semarang, 16 November 2021
PT Permata Indah Ilahi

 

Jazaf Khiorul Umam
Direktur Utama

Contoh Surat Peringatan Tahap 2 

PT Indonesia Jaya
Ruko Sinar Muda Kav. 2, B-10, Jakarta
Telp. (0274) 7902991

SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor : 010/SP/XI/2019

Surat ini ditujukan kepada:

Nama : Windi Fitriah
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan Pancasila 17 Jakarta.

Dengan dibuatnya surat ini, perusahaan harus menyampaikan surat peringatan kedua (SP-2) sebagai tindak lanjut dari surat peringatan yang pertama (SP-1) yang mana surat sebelumnya sudah disampaikan kepada Saudari Windi.

Namun, Saudari Windi masih tidak memberikan respon yang positif atas adanya surat peringatan tersebut.

Untuk itu, agar Saudari Windi bisa untuk memperbaiki sikap dan bekerja dengan lebih profesional lagi, maka perusahaan kembali memberikan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku dan disepakati bersama, yakni :

  1. Pemotongan gaji sebesar Rp. 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) selama 2 bulan bertutut-turut.
  2. Tidak diperbolehkan untuk memakai inventaris perusahaan berupa kendaraan.

JIka teguran Surat Peringatan ke-2 ini masih belum juga direspon dengan baik, maka perusahaan akan mengeluarkan SP-3 yang berarti pemberhentian pekerjaan secara sepihak (PHK).

Sekian Surat Peringatan ke-2 ini kami keluarkan agar dapat ditaati sebagaimana seharusnya untuk Saudari Windi, kami harap agar memperbaiki diri.

 

Jakarta, 29 November 2020
PT Indonesia Jaya

 

Bambang Budiono
Direktur Utama

Contoh Surat Peringatan Tahap 3 

PT Pesona Nusantara
Ruko Indah Permai Kav. 4, F-11, Bandung
Telp. (021) 6607720

SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor : 011/SP3/XII/2019

(SP-3) atau PHK ditujukan kepada saudari:

Nama : Novita Setianingrum
Jabatan : Customer Service

Sebagai tindak lanjut, dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP-3) sekaligus sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Dengan terpaksa kami menyampaikan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang ditunjukkan oleh Saudari Novita setianingrum selama bekerja.

Kami atas nama perusahaan memohon maaf karena dengan sangat terpaksa harus menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja terhadap Saudari. Surat keputusan ini dibuat agar kegiatan perusahaan bisa berjalan dengan baik dan semestinya.

Dan berhubungan dengan ini pula, honor Saudari Novita Setianingrum diberikan pada akhir bulan tanggal 29 Desember 2019.

Cukup sekian Surat Peringatan Ketiga (SP-3) ini kami buat supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati oleh yang bersangkutan.

 

Bandung, 18 Desember 2020
PT Pesona nusantara

 

Yudan Iskandar

Direktur Utama

Perbedaan Surat Peringatan 1,2 dan 3.

Secara fungsi sama antara surat peringatan 1,2 dan 3, bedanya cuman pada situasi dan waktu kapan surat tersebut diberikan kepada karyawan yang melakukan kesalahan.

Secara penulisan dan struktur juga sama, cuman disisi peringatan dari SP 1 hingga 3 itu akan semakin menekan dan tegas untuk memperingatkan agar pegawai benar benar menghentikan kesalahan dan memperbaiki kekeliruannya.

Karena kalau sudah SP3, biasanya itu sudah rawan pegawai tersebut untuk dipecat, karena sudah bisa dipastikan juga kalo pegawai yang menerima SP3 itu adalah karyawan yang memang punya kebiasaan tidak peduli akan peraturan kantor.

Tips Menghindari Pelangaran Dalam Bekerja Agar Tidak Dikenai Surat Peringatan

Berbicara masalah tips apa yang perlu dilakukan agar terhindar dari surat peringatan itu ada banyak, tergantung pula dari masing-masing pribadi.

Disini saya sertakan beberapa saja, selebihnya anda bisa menyesuaikan saja dengan aturan kator, itu sudah cukup untuk menjaga diri anda dari ancaman SP dan pemecatan.

  • Rajin dan Disiplin.
  • Taati Aturan Kantor.
  • Bekerja Sesuai Prosedur.

Tips Jika Mendapatkan Surat Peringatan

Sudah wajar jika seseorang mendapatkan surat peringatan itu akan merasa berdebar-debar alias was-was akan akibatnya, pasalnya surat ini menunjukkan bahwa kinerja seseorang tidak maksimal.

Ada juga yang merasakan sesudah mendapatkan SP ,mereka merasa citra diri menjadi tidak sebaik sebelumnya, lantas, apa yang harus dilakukan jika mendapatkan surat peringatan?

Tidak Panik

Jika Anda sudah terlanjur menerima surat peringatan dari tempat anda bekerja, hal pertama yang perlu anda ingat adalah jangan perlu panik, tetaplah tenang dan tidak perlu marah.

Apalagi sampai mengungkapkan kemarahanmu pada atasan, wah itu juga jangan sampai.

Karena itu justru akan membuat citra diri anda menjadi semakin negatif.

Mungkin Anda merasa bahwa pemberian surat itu tidak adil, apalagi jika kesalahan yang dibuat disebabkan karena orang lain.

Tetaplah tenang dan mulailah berfikir untuk menyelesaikan masalah anda jika itu memang bukan karena murni kesalahan anda.

Mendiskusikan Masalah

Anda tetap dapat menanyakan permasalahan yang mengakibatkan adanya surat peringatan ke anda, dengarkan dulu baik-baik apa yang disampaikan atasan, selanjutnya baru anda sampaikan sanggahanmu.

Jangan lupa juga, sampaikan dengan cara yang baik, ada baiknya juga anda meminta maaf jika memang terbukti bersalah.

Membuat Sanggahan Secara Tertulis

Jika menang atasan anda cukup sibuk akan perusahaan sehingga anda kesulitan untuk bertemu secara langsung, opsinya adalah sampaikan sanggahan anda secara tertulis.

Coba jelaskan didalam surat yang anda buat soal maksud dibalik kesalahan untuk menguatkan bahwa anda tidak bersalah, cara ini akan memperbaiki kembali citra anda dimata kantor.

Kesimpulan

Surat peringatan adalah surat yang dibuat dan diterbitkan oleh suatu instansi atau kantor sebagai akibat atau tindak lanjut atas pelanggaran dari salah seorang pekerja atau karyawan kantor.

Bntuk bentuk surat peringatan umumnya hanya ada 3, yaitu SP1, SP2 dan SP3.

Contoh surat peringatan 1 hingga 3 bisa kalian lihat dari penjelasan diatas, semoga ini bisa membantu Anda dalam mencari jawaban atas pertanyaan, soal atau tugas yang Anda alami saat ini.

Tinggalkan komentar