Artikel kali ini akan membahas tentang cara membuat dan contoh Nota Dinas.

Mungkin bagi sebagian orang terutama anda yang sudah menjadi bagian administrasi dari sebuah organisasi tentunya sudah tidak asing dengan dokumen penting ini.

Karena didalam sebuah administrasi suatu perusahaan ataupun bisnis, terdapat berbagai dokumen penting sebagai pendukung kinerja yang sifatnya resmi, dokumen yang dikelola ini selalu keluar masuk bagian administrasi dari berbagai divisi.

Tapi bagi kalian yang masih belum paham atau tidak tau sama sekali dengan dokumen ini, karena mungkin baru bergabung dalam bagian administrasi perusahaan tenag saja, karena disini saya akan share:

• Apa itu Nota Dinas dan Seberapa penting penggunaannya.
• Apa saja manfaat dan fungsi Nota Dinas.
• Bagaimana format atau struktur penulisan Nota dinas.
• Beragam jenis contoh Nota Dinas.

Jika masih mau lanjut, yuk ikuti pembahasan lengkap mengenai nota dinas berikut ini.

Pengertian Nota Dinas

Jika Anda ingin memahami apa itu nota dinas, ada baiknya merujuk pada pengertian bahasa terlebih dahulu.

Nota dinas adalah sebuah istilah yang yang merujuk pada kata “nota”, yang mana menurut KBBI, nota memiliki pengertian sebagai berikut:

• Surat penunjukan atau pencatatan atau peringatan.
• Surat keterangan resmi dari atau ke kedutaan besar suatu negara
• Surat keterangan resmi dari suatu jabatan, seperti pemerintah pusat, pemerintah daerah, dan lain sebagainya.
• Sebagai tanda transaksi jual-beli yang pembayarannya dilakukan secara kontan.

Berdasarkan penjabaran tentang nota seperti di atas, maka dapat disimpulkan bahwa nota dinas merupakan sebuah surat yang dikeluarkan secara resmi oleh suatu organisasi atau surat resmi menyangkut instansi atau organisasi.

Fungsi penting dari sebuah nota dinas adalah sebagai alat komunikasi yang digunakan untuk internal organisasi antar pejabat di dalam sebuah organisasi yang isinya adalah penjelasan, pemberitahuan, serta laporan.

Umumnya nota dikeluarkan dalam rangka pemberitahuan pelaksanaan, fungsi atau tanggung jawab tugas yang wajib untuk dilakukan oleh pejabat yang masih bertugas dalam lingkup internal suatu organisasi.

Dalam melaksanakan kegiatan kedinasan, yang bersangkutan harus memberi laporan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan ke pejabat lainnya.

Lihat juga: (Jenis Jenis Surat Resmi)

Manfaat Dan Fungsi Nota Dinas

Manfaat dan fungsi dari Nota dinas sangatlah penting untuk kelangsungan jalannya organisasi atau lembaga, selain itu dengan nota dinas alur kerja dan komunikasi juga akan menjadi lancar dan transparan. Sehingga dengan sendirinya kinerja seluruh organisasi akan menghasilkan sesuatu yang positif.

Berikut kami jabarkan beberapa fungsi dari nota dinas.

Sebagai Alat Bukti

Di dalam struktur nota dinas ada nama, tanggal serta keterangan dari beberapa pihak yang diberikan tembusan, sehingga ini bisa menjadi alat bukti yang kuat jika sewaktu-waktu diperlukan khususnya dalam berbagai prosedur yang melibatkan validasi.

Pengingat

Nota Dinas adalah tergolong kedalam surat yang resmi yang sangat penting, karena sifatnya yang resmi ini maka nota dinas termasuk ke dalam arsip penting sebuah perusahaan atau organisasi.

Sehingga jika sewaktu-waktu mau dilakukan pelacakan berkas untuk mengetahui kegiatan apa saja yang terjadi di internal perusahaan itu bisa dan tidak susah untuk dilakukan.

Dokumen yang dikelola dan diarsipkan dengan baik itu bisa menjadi pegangan bagi pihak yang memerlukannya.

Hal seperti ini juga menjadi penanda bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan yang kredibel dalam menjaga hal-hal yang bersifat konfidensial.

Menyampaikan informasi

Kita tau bahwa informasi merupakan bagian dari kelancaran komunikasi dan merupakan fungsi utama dari sebuah nota dinas.

Informasi yang disajikan secara singkatdan juga jelas kepada seseorang orang yang dituju akan membuat terciptanya komunikasi yang kondusif dan berkelanjutan.

Pemberian izin

Selain sebagai penyempaian informasi, Nota dinas juga berfungsi untuk memberikan izin kepada pihak-pihak tertentu.

Izin yang dimaksud bisa berbagai macam arti, misal izin pengambilan keputusan, izin untuk melakukan tindakan tertentu dan lain sebagainya.

Dengan adanya Izin seperti ini dapat dimanfaatkan untuk pelaksanaan kinerja yang efektif dalam atau antar organisasi.

Memberikan instruksi

instruksi dapat dibuat dan dicantunkan dari seorang pejabat yang punya wewenang ke bagian lain dalam internal perusahaan atau organisasi.

Dengan adanya Instruksi ini dapat membantu karyawan dalam memahami apa yang diharapkan perusahaan terhadap kinerjanya, pemberian instruksi juga menjadi bentuk pendelegasian tugas dalam sebuah perusahaan.

Pedoman kerja

Isi dari Nota dinas berfariasi, bisa berisi petunjuk atau pedoman kerja untuk melakukan sesuatu sehingga untuk pihak yang penerima nota bisa lebih mudah memahami apa saja yang harus dikerjakan dan harapan apa yang harus dipenuhi.

Dengan seperti ini maka kinerja akan jauh lebih efisien serta tepat sasaran.

Bukti kemajuan

Sebuah perusahaan, instansi pemerintahan atau kedinasan ada kalanya memerlukan sebuah bukti valid akan kemajuan yang sudah berhasil mereka capai selama ini.

Nah, salah satu fungsi nota dinas ini bisa digunakan menjadi bukti dari perkembangan apa saja yang telah diraih selama ini oleh suatu organisasi, meski penggunaannya berbeda dengan laporan kerja yang  lebih mendetail dan rinci.

Format Penulisan Nota Dinas

Cara penulisan atau sistem penulisan nota dinas memiliki format standar yang bisa digunakan sebagai dokumen resmi.

Apa saja format yang harus dicantumkan? berikut ini saya jabarkan utuk Anda.

Bagian Kepala

Pada bagian kepala biasanya berisi keterangan dari organisasi yang menerbitkan Nota, bagian kepala nota dinas sama seperti yang digunakan untuk surat dinas pada umumnya.

Dalam membuat bagian kepala Nota dinas harus dilakukan dengan benar karena bagian inilah yang menjelaskan identitas organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Bagian Pembuka

Untuk bagian pembukanya ada beberapa poin yang penting untuk diperhatikan, seperti:

• Tercantum kata atau kalimat “Nota Dinas.”
• Nomor.
• Tujuan dari penerbitan Nota.
• Asal Nota yang menjelaskan siapa pihak atau pejabat yang menerbitkan Nota, penanda asal nota harus menggunakan kata “dari.”
• Alasan dikeluarkannya nota, contohnya; permohonan, perhatian, permintaan, atau alasan lainnya.

Isi Nota Dinas

Untuk bagian isi dari nota dinas bisa dicantumkan penjelasan yang lebih rinci tentang hal – hal penting, misal permintaan, pemberitahuan, permohonan atau lainnya kepada pejabat yang dituju.

Pada bagian ini standartnya berisi beberapa paragraf, isi ini juga yang menentukan seberapa penting alasan dibalik penyusunan nota dinas.

Bagian Penutup

Pada bagian penutupnya, berisi beberapa komponen, diantaranya:

• Tanggal.
• Nama pihak terkait, tingkat jabatan yang menandatangani nota tersebut.
• Tanda tangan.
• Nama lengkap pejabat yang mengisi tanda tangan.
• Nomor Induk Pegawai pejabat terkait.
• Tembusan.

Artikel terkait

(Cara Menulis Footnot)

(Cara Membuat Nomor Surat)

Macam Macam Nota Dinas dan Contohnya

Dalam pembuatan nota dinas sebenarnya tidak begitu memerlukan yang namanya keahlian khusus.

Jika Anda mengerti tentang bagaimana cara menulis serta menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) itu saja sudah cukup, selebihnya teknik itu bisa dipelajari sendiri.

Artinya apa, pada dasarnya semua orang punya kemampuan untuk membuat nota dinas sendiri dengan syarat seperti diatas.

Namun bagi anda yang nggak bisa, atau bisa namun masih ragu tentang bagaimana contoh nota dinas yang sesuai, tenang aja.

Berikut ini saya akan hadirkan beberapa contoh informasi kepada Anda, seperti apa contoh nota dinas yang sesuai dengan ketentuan atau aturan – aturan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar (EYD).

Ini dia!

Contoh Nota Dinas Perjalanan Dinas

DINAS PARIWISATA PEMERINTAH KOTA JAYA PURA PROVINSI PAPUA TIMUR Jl. kemanga kuning No. 33  Telp. 032-333677 Fax.032-336777. http://www.sangarindahkotajayapura.gov . Email: [email protected]. NOTA DINAS Nomor: 041/KDP/STPD/XI/2017. Yth                        : Bpk Kepala Bagian Informasi. Dari                       : Kepala Dinas Pariwisata Kota Jaya Pura. Tanggal                 : 20 April 2017. Sifat                      : Penting & Mendesak Lampiran             : – Hal                        : Permohonan izin untuk melaksanakan perjalanan dinas ke daerah Kabupaten Kota Deyal sebagai perwakilan  untuk peresmian pembukaan Museum Seni Budaya. Dalam rangka untuk memenuhi target tahunan Provinsi Jaya Pura serta demi menciptakan Kota yang berbasis Teknologi Digital sebagaimana juga target dari pemerintah pusat (Kementrian Pariwisata Pemerintah Republik Indosia). Maka untuk mempercepat jumlah dari pendapatan kota setempat dalam bidang pariwisata, Kota Jaya Pura bermaksud akan melaksanakan peningkatan dengan teknik membuka Museum Seni Budaya dan juga Taman Bunga, Sains serta Teknlogi berbasis Digital yang sudah kami rencanakan bersama, kami akan meresmikan pada: Hari atau Tanggal   : Minggu, 23 April 2017. Waktu                     : 08.00 s.d selesai. Tempat                   : Aula Museum Seni Budaya Kota Jaya Pura. Jl. Burung Cendrawasih Nomor. 1 Kota Jaya Pura Provinsi papua. Sehubungan dengan hal tersebut, kami sanat berharap akan kehadiran Bapak Kepala Bagian Informasi untuk bertugas sebagai perwakilan dan menghadiri acara peresmian ini. Namun, apabila Bapak ada halangan untuk hadir, tolong agar supaya Bapak memberi pengganti untuk hadir dengan segera menunjuk staf karena nantinya akan langsung diurus bagian akomodasi serta pemesanan tiket (Pulang Pergi) dalam perjalanan dari sana. Nanti kami biar secara langsung bisa memberitahukannya terhadap bagian administrasi sehingga nanti juga bisa langsung melakukan koordinasikan dengan panitia acara terkait. Sekian pemberitahuan nota dinas ini kami sampaikan, saya ucapkan terimaksih atas perhatian Bapak.   Kepala Dinas Pariwisata PEMERINTAH KOTA JAYA WIJAYA PROVINSI PAPUA Dr. Ir. Muhammad Imanuel Cannon, M.Sc NIP. 199973737380101   Tembusan :. Kepala Bagian Administrasi. Kepala Bagian Humas. Sekretaris Dinas Pariwisata.

Contoh Nota Dinas ke Bupati 

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG DINAS PERHUBUNGAN JL.TUANKU IMAM BONJOL Telp (0879) 648694 – 875643 KEMUNING NOTA DINAS Dengan hormat Berdasarka hasil seleksi pelajar pelopor keselamatan transportasi nasional dengan inovasi detektif keselamatan transportasi SLTA degan sistem informasi geografis arean transportasi yang diselenggarakan oleh kementrian perhubungan pada 8 s/d 12 oktober 2010 di kab Bandung siswa/siswi SMA Negeri Ngabuburit atas nama LAILATURRIFQIAH telah mengharumkan nama kabupaten Bandung dengan meraih peringkat 2 tingkat Nasional.   Untuk itu kami mohon kesediaan bapak untuk menandatangani pemberian piagam tanda terimakasih yang ditunjukkan untuk para peserta serta pembimbing. Demikian kami sampaikan Nota surat ini, pertimbangan dan keputusan selanjutnya kami kami serahkan kepada bapak, atas perhatiannya kami sampaikan banyak terimakasih.   Kepala Dinas Kab. Bandung. Dr, Hawiyanto S.Smm Pembina Utama Muda NIP.

Contoh Nota Dinas Permintaan Barang Ke Pemerintah Daerah Ataupun Pusat

Contoh Nota Dinas Permintaan Barang 1

NOTA DINAS Kepada Yth. : Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Surabaya c/q  Kepala Kasub Bagian Tata Usaha. Dari: Kepala Sekolah Pendidikan SMK N 1 Sumenep Tanggal: 30 Januari 2019. Nomor: 425/003/DISDIKBUD-SMK/2015 Lampiran : – Hal : Permohonan 1 Unit Mobil Sekolah Menimbang demi kelancaran dalam melakukan pekerjaan tugas kunjungan berdasarkan fungsi yang telah ditetapkan pada Bidang Ketenagaan SMK, maka diperlukan 1 Unit lagi Mobil dengan performa yang baik dikarenakan Mobil yang saat ini digunakan telah mengalami penyusutan dan hampir tidak bisa digunakan. Maka dengan demikian, kami sangat berharap agar dapat kiranya permohonan ini dipertimbangkan demi kebutuhan perangkat utama sekolah. Demikian nota surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terimakasih. KEPALA BIDANG PENDIDIKAN SMKN 1 Sumenep dto (………………..) NIP………..

Contoh Nota Dinas Permintaan Barang 2

NOTA DINAS Kepada Yth. : Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Karang Taruna Surabaya Dari : Kepala Bidang Pendidikan SMK N 1 Sumenep Tanggal : 8 Januari 2017. Nomor : 425/000/DISDIKBUD-SMK Lampiran : – Hal : Permohonan Sarpras Bidang Pendidikan SMK Menimbang demi kelancaran serta kenyamanan dalam melakukan berbagai tugas pokok dan fungsi yang sebagaimana yang di tetapkan serta pekerjaan penting lain khususnya di bidang Pendidikan SMK. Maka diperlukan beberapa sarana dan prasarana penunjang mengingat sarana dan prasarana yang ada kondisinya sudah tidak layak pakai lagi. Adapun kebutuhan sarpras yang sangat kami butuhkan antara lain: Seksi Kurikulum membutuhkan 3 printer berwarna dan 2 unit komputer. Seksi ketenagaan membutuhkan 2 unit printer berwarna 1 unit komputer. Seksi Sarpras membutuhkan 2 unit printer berwarna dan 1 buah Laptop. Sehubungan dengan hal tersebut kami sangat berharap bantuannya segera untuk melengkapi kebutuhan perangkat yang dimaksud. Demikian nota surat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terimakasih. KEPALA BIDANG PENDIDIKAN SMP. Anton Mpd (Nama) NIP……

Contoh Nota Dinas Hasil Rapat

   

Contoh Nota Dinas Pengajuan Anggaran

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA POLRI DAERAH NUSA TENGGARA BARAT BIDANG KEDOKTERAN DAN KESEHATAN     NOTA  DINAS Nomor:  B/ ND – / VI / 2011/ Kepada: Yth. Karo Rena Polda NTB Dari    : Kabid Dokkes Polda NTB Perihal: Review dan Analisa serta Permasalahan terhadap, penyerapan anggaran belanja Modal dan belanja Barang pada Satker  Biddokkes Polda NTB. Rujukan: Surat Asrena dari Kepala Polri No: B/1827/V/2011/Srena tanggal 20 Januari 2010 tentang hasil dari rapat reviem ke 2 (penyerapan anggaran belanja modal kepada Kementrian atau Lembaga TA 2010. Surat Kapala Polisi daerah NTB No: B/2190/V/2011/Ro Rena tanggal 10 Januari 2010 tentang penyerapan anggaran belanja modal dan barang pada satker TA 2010. Surat Karo Rena Polisi Daerah  NTB No: B/2892 /VI/2011/Ro Rena tanggal 20 Agustus 2010 perihal peninjauan dan pemeriksaan dan juga Permasalahan terhadap penyerapan anggaran belanja Modal serta belanja Barang di Polda NTB. Berdasarkan atas adanya rujukan seperti diatas, maka kami berinisiatif mengirimkan nota surat kepada Ka, Laporan penyampaian Review dan Analisa serta permasalahan terhadap penyerapan anggaran belanja modal dan belanja Barang terhadap Satker di Biddokkes Polisi Daerah NTB  TA 2010. Demikian Nota surat ini kami sampaikan untuk selajutnya diperiksa.   Tembusan  : Kapolda NTB. Irwasda Polda NTB.

Contoh Nota Dinas Penempatan Staf

Contoh 1

 

Contoh Nota Dinas Penempatan Staf Versi 2

Contoh Nota Dinas Pindah Tugas

Mungkin cukup sekian apa yang bisa saya share dalam artikel kali ini, semoga bisa membantu anda dalam menjalankan pekerjaan atau tugas pendidikan, selamat mencoba dan praktek.