Pembahasan Cara Print Excel Paling lengkap +Gambar & Petunjuknya
Artikel kali ini akan membahas tentang Cara Print Excel secara lengkap dan mendalam agar bisa menjadi panduan terbaik untuk Anda yang masih pemula atau ingin mendalami dunia printing dalam microdoft Excel.
Anda bisa mulai melakukan print excel dengan mengaktifkan dahulu menu Perintah Print atau bisa juga dengan mengklik Cetak File Excel yang bisa Anda temukan di backstage view.
Dalam mencetak atau print suatu jenis dokumen yang dibuat di microsoft excel caranya cukup mudah. Selain melihatnya di backstage view Anda juga bisa menemukannya di ctrl + p, kemudian print lalu enter.
Backstage view tersebut baru ada di microsoft excel versi 2010 dan excel versi lainnya yang lebih baru misalnya excel 2013 dan 2016.
Cara Print Excel dengan Mudah dan Praktis
Untuk melakukan print di excel bisa dilihat di menu Pengaturan Print yang ada di atas dengan beberapa pilihan yang dapat disesuaikan seperti:
- Copies: Pengaturan untuk jumlah salinan yang ada di pencetakan file.
- Printer: Untuk memilih serta menampilkan jenis printer yang dapat dipakai untuk mencetak file di excel.
- Jika ingin mencetak semua atau hanya sebagian lembar kerja saja:
- Print Active Sheet: Hanya mencetak sheet yang sedang aktif saja.
- Print Entire Workbook: Mencetak seluruh sheet yang ada.
- Print Selection: Mencetak sebagian range yang hanya terseleksi.
- Print Selected Table: Mencetak format tabel dalam excel yang hanya terpilih saja.
- Pages: Hanya memilih beberapa halaman yang akan dicetak saja.
- Memilih jenis orientasi yang ada di halaman.
- Memilih jenis ukuran untuk kertas cetak.
- Mengatur bagian-bagian margin atau batas tepi yang ada di kertas cetak.
- Mengatur skala percetakannya saja dengan pilihan berikut:
- Feet Sheet on One Page: Menyusutkan seluruh bagian yang dicetak di satu halaman saja.
- Fit All Column on One Page: Untuk menyusutkan lebar bagian yang dicetak di dalam satu halaman saja.
- Fit All Row on One Page: Untuk menyusutkan bagian tinggi atau panjang yang dicetak dalam satu halaman saja.
Apabila pengaturan serta print previewnya sudah sesuai dengan langkah yang terakhir untuk mencetak file excel ini, yaitu dengan memilih tombol print.
Oh iya, jika Anda menyukai program Excel besutan perusahaan Microsoft ini, tidak ada salahnya jika Anda mengetahui informasi sejarah microsoft excel, bagaimana perkembangannya, fungsi hingga beragam manfaatnya untuk memudahkan pekerjaan manusia saat ini.
Tips Sebelum Mulai Memprint Berkas di Microsoft Excel
Microsoft word memiliki tampilan yang berupa lembaran halaman, dan sesuai dengan ukuran kertas yang akan dicetak.
Namun tidak begitu dengan microsoft excel yang menjadi salah satu aplikasi dengan basis spreedsheet, yang dimana bagian utamanya adalah kumpulan dari beberapa cell.
Kumpulan cell itu dibentuk dari pertemuan kolom serta grid baris yang ada di sana. Bayangkan bagaimana cara membuat tabel di word yang baris dan kolomnya terdiri dari jutaan.
Kolom dan baris itu juga tentu tidak akan cukup di selembar kertas yang ukurannya A4. Hal itu bisa dibuat di ms. Excel tetapi ukurannya pun akan sangat kecil hingga sulit terbaca.
Kesimpulannya, excel hanya mencetak lembaran dokumen yang memiliki prosentase tertentu di dalamnya. Maka tampilan printnya bisa mengecil/membesar dari ukuran yang asli.
Maka dari itu, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan sebelum mulai mengeprint berkas atau dokumen di excel, yang diantaranya adalah sebagai berikut:
Pandai-Pandalah Mengatur Isi Data
Sebaiknya Anda tahu bagaimana caranya mengatur isi dari data yang nantinya akan dicetak. Jika masih memungkinkan, pisahkan isi data tersebut dengan yang hanya dipakai menjadi database.
Pisahkan dengan data yang nantinya akan diprint. Bagi data yang hanya disimpan dalam file excel, isinya bisa melebar sebanyak kolom excel yang ada di sana.
Sedangkan untuk data yang nanti akan dicetak sebaiknya ukurannya tidak terlalu lebar, atau terdapat banyak kolom.
Jika seperti itu, nanti saat dicetak kolom akan terpotong atau ukurannya menjadi terlalu kecil jika dipaksakan di 1 lembar yang sama.
Pastikan Ukuran Kertas di Excel dan Jenis Kertas Printer Sudah Sesuai
Anda juga harus memastikan kembali, apakah ukuran kertas yang ada di excel sudah sama dengan kertas yang tersedia di printer.
Kertas yang nantinya dipakai untuk mencetak dokumen di excel itu sendiri.
Menentukan Margin atau Bebas Cetak yang Sesuai dengan Kebutuhan
Tentukan juga berapa margin atau bebas cetaknya, apakah memang sudah sesuai dengan kebutuhan Anda.
Menggunakan Jenis Page Layout View
Jenis page tersebut fungsinya adalah untuk melihat bagaimana hasil tampilan dari cetak dokumen yang sudah Anda lakukan.
Gunakan Orientasi Lansekap
Apabila jenis dokumen yang akan Anda cetak lebar dan memiliki banyak kolom, gunakan saja Landscape Orientation atau yang disebut dengan halaman mendatar.
Sesuaikan Area Cetak
Apabila dokumen yang ingin dicetaknya hanya sebagian saja atau hanya beberapa bagian yang ada di worksheer tersebut, maka sesuaikan dahulu Print Areanya.
Pastikan Page Break Sudah Sesuai dengan Keinginan
Jika halaman yang nantinya akan diprint ukurannya cukup panjang dan dibagi menjadi beberapa halaman.
Maka pastikan lagi bagaimana pergantian setiap halaman atau Page Breaknya telah sesuai dengan keinginan.
Menggunakan Pengaturan Skala Percetakan
Anda juga bisa memakai pengaturan yang ada pada skala percetakan, yang fungsinya adalah untuk mengatur skala dari hasil cetak atau membagi hasil printnya.
Hasil print tersebut nanti dibagi menjadi beberapa halaman yang sudah Anda tentukan sebelumnya.
Sudah pada tau belum jenis jenis komputer itu ada apa aja? kalo belum yuk tingkatkan pengetahuan Anda disini.
Cara Menentukan Ukuran Kertas Cetak yang Ada di Excel
Setelah data sudah siap untuk dicetak, hal paling pertama yang harus Anda pastikan sebelum diprint adalah file yang ada di excel tersebut.
Nantinya file itu akan digunakan untuk menentukan ukuran kertas cetak. Cara memilih ukuran kertas cetaknya bisa dilakukan dengan cara Tab Page Layout >>Group Page Set Up >>Size.
Jenis serta ukuran kertas yang ada di ms. Excel harus mengikuti Printer Default yang dipakai. Sedangkan untuk membuat kertas yang lainnya bisa dengan melakukan pengaturan dahulu di setting printer.
Cara Print Excel – Panduan Menyesuaikan Margin di Halaman Excel
Sama seperti mencetak file dokumen secara umum, sesudah menentukan jenis dari ukuran kertasnya maka Anda harus menyesuaikan batas dari halaman cetak yang ada di sana.
Caranya yaitu dengan memilih menu Margin terlebih dahulu. Letak menu Margin itu ada di Tab Layout. Dalam menu Margin excel nanti sudah tersedia 3 nilai default margin.
Ketiga nilai itu meliputi Normal, Narrow dan juga Wide. Apabila Anda memerlukan penentuan Margin atau batas cetak dengan cara manual maka Anda bisa memilih Custom Margin.
Dalam kotak dialog yang ada di Page Setup yang nanti akan tampak saat Anda memilih menu Custom Margin, akan ada pilihan tambahan selain untuk penyesuaian margin halaman.
Pilihan tambahan itu adalah untuk membuat hasil cetak center ada di posisi tengah halaman kertas, baik secara horisontal ataupun vertikal.
Jika Anda mencentang opsi tersebut excel pun akan mencetak dokumen yang posisinya tepat berada di tengah halaman kertas tersebut.
Cara Mengubah Orientasi Halaman Cetak Excel
Tidak jarang kita menemukan hasil cetak yang berhasil dulakukan itu mengalami terpotong-potong di excelnya, nah cara mengatasinya hanya dengan mengubah orientasi halaman cetak menjadi mendatar.
Model halaman cetak pada Ms Excel secara default adalah portrait, vertikal atau berdiri.
Akan tetapi jika halaman yang mau Anda print itu terdiri dari banyak kolom, sepertinya Anda lebih cocok menggunakan model cetak horizontal, landscape atau mendatar saja, sehingga kolom-kolom yang akan di cetak pada kertas tersebut bisa muat dalam satu halaman.
Nah, untuk memilih orientasi halaman cetak di microsoft excel bisa Anda lakukan dengan cara tab page layout >> Group page setup >> orientation.
Cara Print Excel, Tips Melihat Tampilan Printout Dengan Page Layout View
Pada saat membuka file baru, microsoft excel akan memperlihatkan jenis tampilan normalnya secara default.
Jenis View yang lain, yaitu Page Layout akan memudahkan Anda dalam membuat hasil print file excel dengan lebih rapi dan tidak terpotong-potong nantinya.
Setelah Anda menentukan jenis dan ukuran kertas cetak seperti apa yang akan Anda gunakan, selanjutnya pilih Page Layout View untuk melihat bagaimana tampilan dokumen yang akan Anda print terlihat di atas kertas.
Caranya adalah Anda bisa langsung klik saja tombol Page Layout yang letaknya di Tab View >>Group Workbook Views.
Pada saat jenis tampilan Page Layout ini sudah Anda aktifkan, maka ms excel akan memperlihatkan secara jelas bagaimana data-data Anda terlihat di atas kertas termasuk dibagian mana saja dokumen yang akan Anda print itu terpotong, sehingga Anda bisa melakukan tindakan sebelum me-ngeprint di Excel.
Cara Menyesuaikan Page Break (Penggantian setiap halaman) Cetak
Biasanya di lembaran kerja, jika halaman yang akan di cetak itu cukup panjang yang terdiri dari banyak baris-baris data, maka secara otomatis dokumen Anda itu akan terbagi menjadi beberapa halaman.
Nah, jika anda ingin melihatnya secara mudah dan keseluruhan maka Anda cukup mengaktifkan tampilan Page Break Preview, caranya adalah aktifkan pada Tab View >>Group Workbook Views.
Apabila Anda melihat tampilan page break preview di atas, disana terlihat Microsoft Excel akan mengeprint Area yang sudah terpilih menjadi 2 halaman, yaitu bagian yang ditandai garis biru, dan ada bagian luar garis yang tidak akan ikut tercetak, dengan cara itu Anda bisa mengaturnya sendiri dengan mudah.
Dalam tampilan tersebut, garis putus-putus menunjukkan page break atau potongan pergantian halaman cetak.
Lihat juga pembahasan singkat seputar sistem oprasi jaringan pada komputer.
Cara Menghapus Page Break Excel
Setelah mengetahui bagaimana mengatur halaman Break Excel, selanjutnya kita belajar bagaimana menghapusnya jika ada page break yang berlebihan atau tidak sesuai.
Caranya mudah, cukup letakkan kursor Anda pada sel di bawah hentian halaman yang ingin Anda hapus, lalu pilih menu Remove Page Break.
Namun jika Anda ingin mengembalikan page break seperti biasa, maka Anda tinggal mengklik menu tersebut Reset All Page Breaks.
Cara Menambahkan Atau Menyesuaikan Page Break Excel
Anda perhatikan contoh di atas, dalam kasus ini misalnya Anda ingin pergantian halaman dilakukan pada baris ke 32, sehigga nanti data dengan awalan Sulawesi anak tercetak di halaman ke-2.
Nah, cara untuk mengatur page break itu 2, Anda bisa melakukannya menggunakan cara salah satunya:
- Cara pertama yaitu, posisikan kursor tepat pada garis yang putus-putus, kemudian tekan klik kiri lalu tahan sebentar, selanjutnya tarik ke arah atas atau bawah sehingga garis tersebut berada tepat di atas baris ke-32.
- Cara kedua, yaitu dengan meletakkan kursor pada range atau sel yang berada di baris ke 32, selajutnya pada Tab Page Layout >>Group Page Setup >>Klik Menu Breaks, selajutnya pilih menu Add Page break, selesai.
Cara Mengatur Skala Pencetakan Dokumen Excel
Selain dapat mengatur area cetak serta page break, sebagaimana yang sudah saya jabarkan diatas, bahwasanya excel pada dasarnya dapat mencetak berdasarkan perskalaan.
Dalam program microsoft Exel, Anda dapat mengatur halaman yang akan Anda cetak, Anda mau membaginya menjadi berapa halaman secara mendatar dan berapa halaman secara menurun. Caranya dengan men-setting menu Width dan height pada Group Scale to fit yang terletak pada Tata Letak Tab.
Dalam mengunakannya, yang penting untuk di atur itu adalah ukuran width-nya, Anda bisa mengatur widthnya menjadi 1 page, sedangkan heightnya cukup automatic sehingga excel secara otomatis akan menyesuaikan ukuran tinggi halamannya.
Selain mensetting pembagian halaman dalam satuan angka integer, Anda juga dapat melakukan setting penskalaan halaman menjadi satuan persen.
Jika ada data yang ukurannya cukup lebar, maka Anda dapat mengecilkan persen skalanya, begitu juga sebaliknya untuk data yang relatif ramping, Anda bisa membesarkan skalanya.
Langkah selanjutnya setelah semua hal di atas berhasil Anda lakukan, maka lakukan kembali pengecekan (Print Preview) dan pastikan bahwa hasil Print data nantinya sesuai dengan yang Anda butuhkan.
Jika sudah selesai dan sesuai dengan keinginan, maka file excel Anda sudah siap untuk diprint atau dicetak dengan printer kesayangan Anda, Gimana mudah kan.
Mungkin cukup sekian pembahasan yang bisa saya share terkait cara print excel kali ini, semoga tutorial cara print excel ini bisa Anda praktekan langsung ketika akan mulai mengeprint dokumen yang dibutuhkan dengan langkah yang mudah dan cepat.