Panduan Cara Membuat Nomor Surat Penting

Panduan Cara Membuat Nomor Surat Penting Untuk Berbagai Keperluan

Artikel kali ini akan membahas tentang cara membuat nomor surat berbagai jenis, meteri ini penting dipelajari khususnya Anda yang berurusan dengan bagian surat menyurat atau pegawai administrasi.

Bagi pemula, apa yang anda dapatkan setelah menyelasikan materi ini? setidaknya anda mengetahui hal hal tentang:

  • Berbagai macam format penomoran surat keluar berdasarkan jenis jenis suratnya.
  • Mengetahui contoh dan cara membuat nomor surat resmi.
  • Memahami cara penulisan nomor surat perintah dan surat tugas.
  • Cara membuat nomor surat secara otomatis di Ms excel dan Ms Word.
  • Mengetahui berbagai macam kode nomor surat untuk penomoran surat.

Bagi anda yang sudah ekspert mungkin ini hanya sebagai pelengkap pengetahuan Anda, namun bagi Anda yang belum tau sama sekali, mudah – mudahan ini adalah jalan yang bagus untuk membantu Anda belajar cara membuat nomor surat.

Memahami Komponen Nomor Surat

Cara membuat Nomor Surat
Pixabay

Pernahkah Anda melihat nomor surat yang di pisahkan oleh tanda miring (/), ini biasanya ada pada tiap – tiap surat penting.

Ternyata ada maknanya tersendiri pada tiap nomor maupun huruf yang dipisahkan oleh simbol garing tersebut, maka dari itu kita perlu mengetahui lebih banyak apa saja yang menjadi komponen dalam penulisan nomor surat itu sendiri.

Secara umum nomor surat itu terdiri dari:

  • Kode nomor surat.
  • Nomor urutan surat yang dikeluarkan.
  • Nama instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
  • Bulan berjalannya surat, baiasanya dituliskan dengan angka romawi.
  • Tahun berjalan.

Nah, cara penulisan nomor surat resmi yang benar, ke-5 komponen diatas ini harus tercantum dan terpisah oleh garis miring (/).

Format Penomoran Surat Keluar

Setelah Anda mengetahui apa saja komponen yang ada dalam penomoran surat, hal berikutnya yang harus Anda perhatikan adalah bagaimana format penomoran surat keluar yang benar.

Ini juga penting karena nomor ini menjadi kode penyampai informasi tentang jenis surat yang kita keluarkan.

Berikut ini cara membuat penulisan format penomoran surat keluar yang benar saya tampilan dalam bentuk tabel nama suratnya berikut kode nomornya:

Nama Surat

Kode Nomor Surat

Surat Keputusan (SK)01
Surat Permohonan (SPm)02
Surat Pemberitahuan (SPb)03
Surat Peminjaman (SPp)04
Surat Pernyataan (SPn)05
Surat Mandat (SM)06
Surat Tugas (ST)07
Surat Keterangan (SKet)08
Surat Rekomendasi (SR)09
Surat Balasan (SB)10
Surat Balasan (SB)11
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)12
Sertifikat (SRT)13
Perjanjian Kerja (PK)14
Surat Pengantar (SPeng)15

Berdasarkan data kode nomor surat diatas, kita harus memahami hal hala dalam menulis nomor surat, kuncinya Anda harus mengikuti kode-kode tersebut berdasarkan jenis jenis suratnya,

Jadi, contoh nomor 01 diatas itu adalah nomor untuk jenis surat pemberi informasi atas suatu keputusan dan kode surat ini kita letakkan pada bagian paling awal setelah “Nomor : … (diisi kode surat)”.

Contoh Cara Membuat Nomor Surat Resmi

Sudahkah Anda mempunyai gambaran tentang penulisan nomor surat setelah menyimak beberapa uraian diatas?

Jika masih belum paham, kita akan menuliskan nomor surat resmi dan menjabarkannya agar Anda lebih mudah dalam memahaminya.

Contoh:

Nomor : 01.004/SMA-SM/V/2018.

Selajutnya kita akan menjabarkannya dalam contoh komponen surat satu persatu dalam bentuk keterangan sebagai berikut:

  • 01: Kode nomor surat keluar (01 artinya surat ini adalah jenis surat keputusan).
  • 004: Nomor urut surat yang dikeluarkan (004, ini berarti surat yang ke empat yang dikeluarkan).
  • SMA-SM : ( ini adalah nama profil lembaga yang mengeluarkan surat, misalnya SMA Suka Maju).
  • V : artinya adalah bulan berjalan dalam angka romawi.
  • 2018 : adalah tahun berjalan.

Selajutnya hal yang juga cukup penting Anda tau adalah bagaimana penempatan nomor pada surat resmi.

Cara penulisan nomor surat yang benar itu dituliskan pada bagian awal surat sejajar kebawah dengan penulisan lampiran dan halaman surat.

Contoh:

Nomor: 01.003/SMA-SM/V/2018

Lampiran: –

Perihal: Keputusan hasil rapat anggota pengurus OSIS Periode 2018 – 2019.

GBagaimana, sudah mulai paham tentang beberapa penjelasan diatas? jadi itu merupakan contoh dari cara membuat penulisan nomor surat yang secara umum.

Namun jika anda ingin menggunakannya untuk keperluan sehari-hari, maka penulisan nomor surat bisa disesuaikan berdasarkan kebutuhan instalansi yang membuat surat.

Anda tidak perlu heran lagi jika nantinya anda menemukan penulisan nomor yang berbeda dengan cara-cara yang telah dibahas di atas.

Pada umumnya, dalam penulisan surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga itu biasa menyertakan kode penerima surat apakah si penerima bagian internal atau eksternal dari lembaga tersebut.

Kode penerima surat tersebut diketik dengan berdasarkan urutan nomor urut surat, kode penerima (apakah bagian internal atau eksternal lembaga pembuat surat), kode perihal serta tahun berjalan.

Artikel terkait

(Bentuk Bentuk Surat)

(Contoh Surat Undangan Pernikahaan).

Contoh Penulisan Nomor Surat Perintah dan Surat Tugas Kantor, Dinas Atapun Sekolah

Berikut ini susunan penomoran surat perintah dan surat tugas yaitu:

  1. Nomor naskah: yaitu nomor urut dalam satu tahun takwim.
  2. Kode jabatan penandatangan.
  3. Bulan (ditulis dalam dua digit).
  4. Tahun terbit.

Biar ada gambaran dari penjelasan diatas, berikut saya berikan contohnya:

Contoh Penulisan Nomor Surat Perintah dan Surat Tugas Kantor, Dinas Atapun Sekolah
toriqa.com

Penomoran Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Dibawah Menteri Atau Pimpinan Instansi

Adapun surat dinas yang ditandatangani langsung oleh pejabat yang berada di bawah pimpinan suatu instansi umumnya terdiri dari:

  1. Nomor kode derajat pengamanan Surat Dinas;
  2. Nomor naskah atau nomor urut dalam satu tahun takwim.
  3. Singkatan atau akronim dari sebuah instansi.
  4. Singkatan atau akronim dari satuan organisasi atau unit kerja pemrakarsa.
  5. Kode klasifikasi arsip.
  6. Bulan.
  7. Tahun terbit.

Berikut ini contohnya:

Penomoran Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Dibawah Menteri Atau Pimpinan Instansi
toriqa.com

Cara Membuat Nomor Surat Untuk Organisasi PMII

Dalam pembuatan surat resmi organisasi PMII yang penting untuk diperhatikan adalah penulian nomor kode suratnya, pembatasan pada setiap item kode biasanya ditandai dengan titik bukan garis miring.

Dalam proses penomoran surat mengandung 6 item kode untuk PB serta 7 item untuk PKC (Koordinator Cabang), PC(Cabang), PK(Komisariat) dan PR (Rayon).

Kode koorcab:

  • Madura dan Jawa ditandai dengan Kode  V.
  • Nusa Tenggara dan Bali ditandai dengan Kode W.
  • Kalimantan ditandai dengan kode X.
  • Sulawesi ditandai dengan kode Y.
  • Maluku dan Jayapura ditandai dengan kode Z.

Contoh Surat  Pengurus Rayon:

No    : 008. PR-II.V-42.01-08.A-I.10.2001.
Ket :    008, ini adalah Nomor Keluaran sebuah surat.
PR-II    : Periode berjalan selama kepengurusan yang ke 2.
V-42    : Kode wilayah untuk Cabang MALANG.
1.8 : ini adalah kode untuk jenis surat Intern yang ke 8  atau 02-08 :untuk jenis surat ekstern.
A-I :Paraf atau ditandatangani oleh ketua serta sekretaris.
10 : Bulan dikeluarkannya surat.
2001 : tahun dikeluarkannya surat.

Lihat juga: (Cobtoh dan Cara Membuat Surat Undangan Rapat RT)

Cara Membuat Nomor Surat Otomatis di Excel

Cara Membuat Nomor Surat Otomatis di Excel
toriqa.com

Sekarang kita fokus belajar tentang cara membuat nomor surat yang bernar untuk berbagai keperluan kantor dan pekerjaan laiannya.

Semua itu pastinya melibatkan banyak sofeware, entah menggunakan microsoft word atau Ms Excel, nah untuk itu saya juga akan berbagi informasi untuk anda tentang Cara Membuat Nomor Surat Berformat Otomatis dengan menggunakan Excel biar kita tidak merasa kesulitan pada saat membuat data surat dalam aplikasi Ms. Excel.

Jika kalian merasa tidak perlu nggak papa, skip aja.

Rumus yang akan saya bagikan mungkin agak cukup panjang, jadi perlu adanya ketelitian yang lebih agar rumus bisa berjalan nantinya.

Baiklah, mari kita bahas pelan – pelan agar Anda bisa sekalian praktek:

Cara Membuat Nomor Surat Berformat Otomatis Menggunakan Ms Excel

  • Hal pertama yang harus anda lakukan adalah membuat sebuah table dulu seperti gambar dibawah ini:
cara membuat nomor surat otomatis di Excek
toriqa.com
  • Berikutnya coba anda buat juga kolom yang terdiri dari Nomor, Tujuan, Tanggal, serta nomor suratnya juga.
  • Semua kolom tersebut Anda isi kecuali pada bagian nomor surat jangan diisi dulu.
  • Selanjutnya, pada bagian kolom D4, coba anda masukan rumus yang ada dalam kurung ini:

Rumus [ =IF(C4=””;””;CONCATENATE(TEXT(A4;”000″);”/Pan/PHBN/”;ROMAN(MONTH(C4));”/”;YEAR(C4))) ]

  • Setelah itu anda tekan enter.
  • Jika hasilnya sudah muncul, anda tinggal menariknya kebawah hingga nomor surat secara otomatis muncul, dengan seperti ini anda tidak perlu memasukkan nomor secara manual lagi.
  • Mski simple seperti ini, Anda harus memastikan sebelum di enter, cek dulu apakah ada yang kurang dari simbol yang kita bagikan, karena jika ada kesalahan sedikit saja bisa membuat fungsi ini menjadi eror nantinya, jika data yang dimasukkan benar, maka anda bisa melihat hasilnya seperti gambar dibawah ini:
cara membuat nomor surat otomatis di Excek
toriqa.com

Keterangan:

  • Angka 001 tersebut adalah nomor dari surat yang sudah disesuaikan menggunakan isi cel A4 pada bagian NO, rumus penulisan kode suratnya sudah saya terangkan diatas.
  • Pan-PHBN kita buat sebagai identitas, anda hanya tingga menyesuaikanya atau menggantinya jika diperlukan.
  • Sementara ROMAN itu adalah angka romawi yang bermakna bulan dimana waktu surat tersebut dibuat.
  • Dan Year berarti tahun dimana surat itu dibuat.

Cara Membuat Nomor Surat di Ms Word

Tidak hanya Ms excel, pembuatan nomor surat juga sangat mudah dilakukan menggunakan Ms word, bahkan sering juga para kantoran melakukan penomoran surat secara otomatis.

Baiklah, tidak usah berpanjang lebar karena secara fungsi dari Ms word ini kalian sudah pasti tau, kita lanjut ke cara membuat nomor halaman otomatis seperti berikut:

  1. Pertama pilih tab insert, kemudian setelah muncul grup Header & footer klik tombol Page Number
  2. Langkah selanjutnya adalah, pada daftar menu yang ada pilih lokasi tempat nomor halaman akan disimpan, pilih saja Top of page jika Anda ingin membuat nomor halaman di bagian atas kertas, atau pilih Bottom of page jika Anda ingin menyimpan nomor halaman di bagian bawah kertas.
  3. Contoh, jika anda hendak membuat nomor halaman di tengah-tengah pada bagian bawah kertas maka pilih opsi Bottom of page lalu klik saja Plain number 2.
  4. Namun jika Anda menginginkan format penomoran yang berbeda untuk setiap halaman maka pisahkan saja halaman – halaman tersebut dengan beberapa section.

Membuat Nomor Urut Otomatis Di Tabel

Nomor urut surat tidak jarang loh digunakan dalam tabel dan bahkan dijadikan sebuah kolom tersendiri. Cara mudah untuk membuat nomor urut pada kolom tabel kita dapat memanfaatkan tombol numbering caranya sama seperti membuat nomor urut otomatis di atas.

Jika masih belum paham, berikut contoh cara membuat nomor urut otomatis di tabel selengkapnya:

  1. Pertama, blok saja sel-sel pada tabel yang akan di beri nomor urut.
  2. Kemudian di ribbon Home klik tombol drop down numbering.
  3. Setelah itu pilih jenis penomoran yang anda inginkan.

Macam Macam Kode Nomor Surat Untuk Penomoran Surat

Nomor Surat Dinas

Klasifikasi Dasar 

000 Umum.
100 Pemerintahan.
200 Politik.
300 Keamanan / Ketertiban.
400 Kesejahteraan Rakyat.
500 Perekonomian.
600 Pekerjaan Umum & Ketenagaan.
700 Pengawasan.
800 Kepegawaian.
900 Keuangan.

Klasifikasi Rincian Singkat

000 Umum
010 Urusan Dalam.
020 Peralatan.
030 Kekayaan Daerah.
040 Dokumen / Perpustakaan / Kearsipan & Sandi.
050 Perencanaan.
060 Organisasi / Ketatalaksanaan.
070 Penelitian.
080 Konperensi.
090 Perjalanan Dinas.

100 Pemerintahan

110 Pemerintahan Pusat.
120 Pemda Tk.I.
130 Pemda Tk.II.
140 Pemerintah Desa.
150 Dpr-Mpr.
160 Dprd Tk.I.
170 Dprd Tk.II.
180 Hukum.
190 Hubungan Luar Negeri.

200 Politik

210 Kepartaian.
220 Organisasi Kemasyarakatan.
230 Organisasi Profesi & Fungsional.
240 Organisasi Pemuda.
250 Organisasi Buruh, Tani, Nelayan.
260 Organisasi Wanita.
270 Pemilihan Umum.
280 –
290 –

   300 Keamanan / Ketertiban

310 Pertahanan.
320 Kemiliteran.
330 Keamanan.
340 Pertahanan Sipil.
350 Kejahatan.
360 Bencana.
370 Kecelakaan.
380 –
390 –

400 Kesejahteraan Rakyat

410 Pembangunan Desa.
420 Pendidikan.
430 Kebudayaan.
440 Kesehatan.
450 Agama.
460 Sosial.
470 Kependudukan.
480 Media Massa.
490 –

500 Perekonomian
510 Perdagangan.
520 Pertanian.
530 Perindustrian.
540 Pertambangan Kesamudraan.
550 Perhubungan.
560 Tenaga Kerja.
570 Permodalan.
580 Perbankan / Moneter.
590 Agraria.
600 Pekerjaan Umum & Ketenagaan
610 Pengairan.
620 Jalan.
630 Jembatan.
640 Bangunan.
650 Tata Ruang Kota.
660 Tata Lingkungan.
670 Ketenagaan.
680 Peralatan.
690 Air Minum.
700 Pengawasan
710 Bidang Pemerintahan.
720 Bidang Politik.
730 Bidang Keamanan / Ketertiban.
740 Bidang Kesra.
750 Bidang Perekonomian.
760 Bidang Pekerjaan Umum.
770 –
780 Bidang Kepegawaian.
790 Bidang Keuangan.
800 Kepegawaian
810 Pengadaan.
820 Pengangkatan & Mutasi.
830 Kedudukan.
840 Kesejahteraan.
850 Cuti.
860 Penilaian.
870 Tata Usaha.
880 Pemberhentian.
890 Pendidikan.
900 Keuangan
10 Anggaran.
920 Otorisasi.
930 Verivikasi.
940 Pembukuan.
950 Perbendaharaan.
960 Pembinaan Kebendaharaan.
970 Pendapatan.
980 –
990 Bendaharawan.

Pola dan Golongan Nomor Surat Dinas Pendidikan Serta Instansi-Instansi terkait

KodeUrusan / Tentang / Uraian.
420 PENDIDIKAN.
420.1 Pendidikan khusus, yang masuk dalam kategori ini adalah Pendidikan Putra-2 Irian Jaya.
421 Sekolah atau Perguruan Tinggi.
421.1 Pra Sekolah  atau play group
421.2 Sekolah Dasar.
421.3 Sekolah Menengah.
421.4 Sekolah Tinggi.
421.5 Sekolah Kejuruan.
421.6 Kegiatan Sekolahan, Dies Natalis, Lustrum.
421.61 Perguruan tinggi (PT)
421.7Kegiatan Pelajar.
421.71Reuni Darmawisata.
421.72Pelajar Teladan.
421.73Resimen Mahasiswa(MENWA).
421.74Kunjungan Ilmiah.
421.75Class meeting.
421.76Ekstra kurikuler.
421.77Pendidikan luar sekolah.
421.8Sekolah Pendidikan Luar Biasa.
421.9Pendidikan Luar Sekolah atau Pemberantasan Buta Huruf.
422Administrasi Sekolahan.
422.1Persyaratan Masuk Sekolah,testing,Ujian,Pendaftaran,mapram,perpeloncoan.
422.2Tahun Pelajaran / Tahun Akademik.
422.3Hari Libur.
422.4Uang Sekolah ( SPP )
422.5Beasiswa.
422.6SPMA,BOP.
422.7Biaya belajar mandiri (BBM).
422.8Masa orientasi siswa.
422.9Orientasi kampus  atau OPSPEK.
423Metode Belajar.
423.1Kuliah.
423.2Ceramah,Simposium.
423.3Diskusi.
423.4Kuliah Lapangan,Widyawisata,KKN.
423.5Kurikulum.
423.6Karya Tulis.
423.7Ujian.
423.8PKL.
423.9Praktek Industri.
423.10Kurikulum berbasis kompetensi (KBK).
423.11Sylabusi.
423.12Tes Hasil Belajar (THB).
424Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor.
424.1Pengawas sekolah.
424.2Tenaga Administrasi.
425Sarana Pendidikan.
425.1Gedung.
425.11Gedumg Sekolah.
425.12Kampus.
425.13Pusat Kegiatan Mahasiswa.
425.2Perlengkapan Sekolah.
426Keolahragaan.
426.1Cabang Olahraga.
426.2Sarana.
426.3Perkumpulan olahraga (PSSI, PELTI ).
426.31Gedung olah raga.
426.32Stadion.
426.33Lapangan.
426.34Kolam renang.
426.4Pesta olah-raga Misalnya seperti (PON) (Porsade) (Olimpiade)
426.5Hobby.
426.6Instruktur pelatih.
426.6Instruktur pelatih.
427Kepemudaan dan olahraga seperti (Gelanggang remaja, Karang Taruna)
428Kepramukaan yang masuk kesini antara lain (Persami, Jambore, Lomba tingkat, Raimuna)
429Pendidikan kedinasan Departement Dalam Negri.
430Kebudayaan.

Mungkin cukup sekian apa yang bisa share mengenai cara penomoran surat, semoga bisa membantu kalian yang sedang kesulitan untuk melakukan penomoran surat.

Tinggalkan komentar