Artikel kali ini akan mengkaji secara mendalam seputar bentuk bentuk surat, surat sendiri merupakan media komunikasi tulisan yang digunakan untuk berkomunikasi antara komunikan dan komunikator.

Surat berdasarkan jenis dan tujuannya ada banyak sekali macamnya, diantaranya:

• Surat pribadi
• Surat lamaran kerja.
• Surat Dinas
• Surat niaga, surat Resmi dan sebagainya.

Sementara surat berdasarkan format, struktur dan polanya itu ada:

• Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh.
• Block Style atau Bentuk Lurus.
• Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus, dan seterusnya.

Penjelasan lengkapnya berikut ini. Lets go.

Bentuk Bentuk Surat Berdasarkan Jenis dan Tujuan Penggunaannya

Bentuk Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan surat yang digunakan untuk beragam keperluan pribadi, jenis surat ini berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.

Ciri-ciri dari bentuk surat pribadi yaitu:

1. Surat ini tidak dilengkapai atau menggunakan kop.
2. Tidak menggunakan nomor surat.
3. Adanya banyak variasi di salam pembuka dan penutup surat.
4. Biasanya menggunakan gaya bahasa yang bebas, sesuai keinginan penulis.
5. Format dalam bentuk surat pribadi cenderung bebas.

Surat Lamaran Kerja

Sesuai dengan namanya, surat lamaran kerja merupakan surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin melamar kerja di sebuah perusahaan, kantor ataupun instansi, dengan kriteria-kriteria tertentu.

Berdasarkan kategorinya, surat ini termasuk surat dinas atau resmi.

Maka dari itu, untuk membuat atau menulis surat ini, ada aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan.

Nah, secara umum struktur surat mempunyai beberapa bagian seperti berikut ini.

• Adanya tempat dan tanggal pembuatan surat.
• Nomor surat.
• Lampiran.
• Hal atau perihal.
• Alamat tujuan.
• Salam pembuka.
• Isi dalam surat yang dibagi lagi menjadi tiga bagian pokok, yakni:

1. Paragraf pembuka.
2. isi surat.
3. Paragraf penutup.

• Salam Penutup surat.
• Tanda tangan serta keterangan Nama.

Bentuk Surat Dinas

 

Surat ini banyak digunakan di Instansi-instansi pemerintahan, apa itu surat Dinas, Surat dinas merupakan surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu.

Dari segi penggunaan, surat dinas umumnya digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.

Dalam sistem pengelolaan administrasi di suatu instansi, surat ini menjadi hal yang harus digunakan.

Selain itu, surat dinas berfungsi sebagai dokumen bukti secara tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, serta sebagai panduan kerja dalam bentuk surat keputusan dan juga surat instruksi.

Adapun ciri-ciri dari bentuk surat dinas diantaranya:

1. Surat dinas nenggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan.
2. Surat dinas menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
3. Surat dinas menggunakan salam pembuka serta penutup secara baku.
4. Surat dinas menggunakan bahasa baku atau ragam resmi.
5. Surat dinas menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat.
6. Menggunakan Format surat tertentu.

Surat Niaga

Selanjutnya dari segi jenis dan tujuannya dibuatnya surat, ada surat niaga.

Surat jenis ini digunakan untuk badan yang menjalankan kegiatan usaha niaga (perdagangan) seperti industri dan usaha jasa.

Manfaat surat Niaga sangat penting dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun secara baik dan benar.

Bentuk Bentuk Surat Niaga

Dari segi bentuknya, surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.

Adapun contoh dari surat niaga salah satunya adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Resmi

Sesuai namanya, surat resmi merupakan bentuk surat yang digunakan untuk kepentingan yang resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, contohnya adalah undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Ciri-ciri dari surat resmi antara lain:

1. Surat resmi menggunakan kop surat jika yang mengeluarkannya adalah organisasi.
2. Surat resmi harus menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
3. Surat resmi menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.
4. Surat resmi menggunakan ragam bahasa resmi.
5. Dalam surat resmi juga menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
6. Punya aturan format yang baku.

Bagian-bagian surat resmi.

• Kepala atau kop surat.

Kop surat terdiri dari:

1. Nama lembaga atau Instansi, surat ditulis menggunakan huruf kapital atau huruf besar.
2. Alamat lembaga atau instansi, ditulis menggunakan variasi huruf besar dan kecil.
3. Logo lembaga atau instansi.

Nomor surat (adalah urutan surat yang dikirimkan).

Lampiran (isinya adalah lembaran lain yang disertakan selain isi pokok surat).

Hal (berupa garis besar isi surat).

Tanggal surat (letak penulisannya berada di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat).

Alamat yang dituju (jangan menggunakan kata kepada).

Pembuka atau salam pembuka (diakhiri tanda koma).

Isi surat

Berisi penjelasan secara detail dan terstruktur, seperti uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya yang ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

Penutup surat

Penutup surat, berisi.

1. Salam penutup.
2. Jabatan.
3. Tanda tangan.
4. Nama (umumnya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

Tembusan surat, berupa penyertaan atau pemberitahuan kepada atasan perihal adanya suatu kegiatan.

Oh iya, bicara soal surat, udah tau belum apa itu surat keterangan belum menikah, jika belum, yuk cari tau disini, plus bagaimana cara membuatnya.

Bentuk Bentuk Surat Berdasarkan Format Atau Polanya

Bentuk surat berdasarkan pola, yaitu bentuk surat menurut susunan letak dan bagian-bagian penyusun surat, dan biasanya beragam model surat selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau bahkan di keorganisasian.

Selain itu, bentuk-bentuk surat dalam penyusunannya secara umum mempunyai bentuk susunan atau struktur yang berbeda satu sama lain, nah surat berdasarkan bentuk pola atau formatnya akan kami jelaskan disini.

Contoh Bentuk Bentuk Surat

Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh

Bentuk surat seperti ini merupakan struktur yang paling sering dipakai, dalam prakteknya penyusunan surat ini dimulai pada bagian kiri hingga semua komponen yang ada di dalam surat.

Ukuran bentuk surat full block style biasanya, margin kanan 80 (elite) dan kiri 20 atau bisa juga margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Alamat.
5. Hal atau Kepentingan.
6. Salam Pembuka.
7. Isi Surat.
8. Salam Penutup.
9. Nama Lembaga yang membuat atau mengirim surat.
10. Nama tanda tangan.
11. Jabatan tanda tangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Keterangan atau nama Inisial pembuat surat dan pencatat.

Contoh Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh

Block Style atau Bentuk Lurus

Bentuk surat jenis ini hampir mirip dengan full block style.

Bedanya hanya ada di bagian posisi tanggal, yang mana salam penutup serta letak tanda tangan ini ditempatkan di sebelah kanan surat.

Dan biasanya surat ini digunakan oleh suatu birokrasi untuk berkomunikasi dengan alat surat ini.

Adapun struktur dari bentuk surat Block style yaitu:

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Alamat Tujuan.
5. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6. Salam Pembuka.
7. Isi Surat.
8. Salam Penutup.
9. Nama Lembaga yang membuat atau mengeluarkan surat ini.
10. Nama dan Tanda tangan.
11. Jabatan Tanda tangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Keterangan atau nama Inisial pembuat surat dan pencatat.

Contoh Block Style atau Bentuk Lurus

Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Model surat setengah lurus itu hampir sama dengan model atau bentuk lurus, perbedannya hanya ada pada posisi saat penyusunan isi surat, dan juga dibagian alinea baru lebih masuk ke bagian dalam atau masuk satu tab.

Struktur dalam bentuk surat Block style seperti ini:

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Alamat Tujuan.
5. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6. Salam Pembuka.
7. Isi Surat.
8. Salam Penutup.
9. Nama Lembaga.
10. Nama dan Tanda Tangan terkait.
11. Jabatan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Nama atau keterangan Inisial Penulis.

Contoh Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Indent Style atau Bentuk Lekuk

Bentuk surat jenis indent style juga hampir sama dengan block style.

Cuman dalam penyusunan indent style ini pada penempatan alamat tujuan itu diawali dari sebelah kiri.

Untuk susunan yang kedua masuk lima spasi dari awal baris, sedangkan untuk baris berikutnya masuk lagi lima spasi dari baris kedua, demikian seterusnya.

Dan untuk isi suratnya disusun dengan cara diketik dari sebelah kiri dan setiap awalan alinea disertai lima spasi.

Jika Anda masih bingung lihatlah contoh susunan surat berikut ini.

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Alamat Tujuan.
5. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6. Salam Pembuka.
7. Isi Surat.
8. Salam Penutup.
9. Nama Lembaga.
10. Nama Tanda tangan.
11. Jabatan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Inisial Penulis.

Contoh Indent Style atau Bentuk Lekuk

Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung

Bentuk surat Indent style sangat mirip dengan block style, surat jenis ini bentuknya agak sedikit menggantung pada sisi pengetikan awal alinea dan alamat diawali pada sisi kiri.

Untuk baris alinea berikutnya juga sedikit lebih masuk kedalam.

Untuk lebih jelasnya, Anda bisa lihat contoh susunan berikut ini.

1. Nomor Surat.
2. Tanggal Surat.
3. Alamat Tujuan.
4. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
5. Salam Pembuka.
6. Isi Surat.
7. Salam Penutup.
8. Nama Organisasi atau instansi.
9. Nama Penandatangan.
10. Jabatan.
11. Lampiran.
12. Tembusan.
13. Inisial Penulis.

Official Style atau Bentuk Resmi

Bentuk surat jenis Official style dapat di kategorikan menjadi dua yaitu baru dan lama, gagasan tersebut merupakan hasil analisa dari Pusat studi Bahasa Depdikbud.

Untuk kategori yang lama, alamat serta perihalnya berada di dalam dan sejajar, sementara tempat masuk ke lima spasi menggunakan underline.

Untuk konten utamanya masuk lima spasi dan lokasi tanda tangannya terletak di posisi kanan.

Di kategori yang baru, alamat penyampain dan konten utama surat posisinya itu berada di bawah dan sejajar dengan awalan nomor, lampiran dan juga perihal.

Dan cara pengetikan salam akhir, jabatan, penandatanganan serta nomor induk itu diawali di tengah kertas

Bentuk jenis ini adalah yang sering kali dipakai oleh sebagaian basar lembaga birokrasi sebagai penyusunan surat dinas.

Untuk jenis surat resmi seperti ini, susunan proses pengetikannya pada bagian alamat itu diletakkan di sebelah kanan, sementara di sebelah kiri diketik seperti perihal, lampiran serta nomor.

Selanjunya, bagaimana tipsnya untuk membuat surat resmi agar lebih fungsional dan rapi, ini dia strukturnya:

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Lampiran.
5. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6. Alamat tujuan.
7. Salam pembuka.
8. Isi surat.
9. Salam penutup.
10. Jabatan Tanda tangan.
11. Nama penanda tangan.
12. NIP atau NIK atau RRP.
13. Tembusan.
14. Inisial penulis.

Jangan lupa juga perhatikan baik-baik garis pada bagian tengahnya.

Contoh Official Style atau Bentuk Resmi

Tetap perhatikan etika dalam surat menyurat, diantaranya tujuan harus jelas, memakai bahasa yang baik dan sopan, buatlah ketikan serapi mungkin untuk membuat si penerima surat terkesan pada saat membacanya dan siapkan perlengkapan menulis untuk meminimalisir kesalahan.

Penutup dan Kesimpulan 

Surat merupakan media komunikasi tulisan yang digunakan untuk berkomunikasi antara komunikan dan komunikator.

Surat juga mempunyai bentuk-bentuk tersendiri yang tentunya berbeda-beda dalam penulisannya. Bentuk surat adalah cara menyusun dalam membuat bagian-bagian surat, dan berdasarkan tujuan dan jenis surat dibuat itu juga untuk beragam kepentingan. Dimana diantara masing masing surat pembuatannya juga berbeda.

Demikianlah pembahahasan singkat mengenai bentuk bentuk surat, baik dari segi pola susunan, fungsi dibuatnya surat, hingga contohnya.

Semoga bermanfaat, jangan lupa lihat juga artikel terkait lainnya seperti cara penomoran surat dan juga contoh-contoh surat untuk bisnis untuk menambah nilai mengetahuan kalian terkait bentuk bentuk surat dan macamnya.